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2011 Karen Mercedes Mosquera Perdomo PROCESOS ADMINISTRATIVOS

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  • 2011

    Karen Mercedes Mosquera Perdomo

    PROCESOS ADMINISTRATIVOS

  • Planificacin

    Organizacin

    Coordinacin

    Control

    Direccin

  • Definicin

    Definicin de varios autores

    Propsito de la planificacin

    Principios de la planificacin

    Objetivos de la planificacin

    Elementos de la planificacin

  • 1. Planificacin

    1.1. Definicin:

    Podemos entender por planificacin cuando los ejecutivos estudian anticipadamente los

    objetivos y las acciones a tomar, apoyndose en mtodos, planes o por medio de la lgica.

    A travs de los planes se fijan cuales son los objetivos de la organizacin y se definen de la

    mejor manera posible los procedimientos para poder llegar a cumplirlos.

    1.2. Definicin segn varios autores

    Stoner: Es el proceso de establecer metas y elegir medios para alcanzar dichas

    metas

    Ortiz: Es el proceso que se sigue para determinar en forma exacta lo que la

    organizacin har para alcanzar sus objetivos

    Ackfoff: La planificacin se anticipa a la toma de decisiones. Es un proceso de

    decidir antes de emprender la accin

    Goodstein: Es el proceso de establecer objetivos y escoger el medio ms apropiado

    para el logro de los mismo antes de emprender la accin

    Sisk: Es el proceso de evaluar toda la informacin relevante y los desarrollos

    futuros probables, da como resultado un curso de accin recomendado: un plan

    Terry: Es el proceso de seleccionar informacin y hacer suposiciones respecto al

    futuro para formular las actividades necesarias para realizar los objetivos

    organizacionales

    Corts: Es el proceso de definir el curso de accin y los procedimientos requeridos

    para alcanzar los objetivos y metas. El plan establece lo que hay que hacer para

    llegar al estado final deseado

    Murdick: Consiste en decidir con anticipacin lo que hay que hacer, quin tiene

    que hacerlo, y como debe hacerse

  • 1.3. Propsito de la planificacin

    1. Disminuir el riesgo al fracaso.

    2. Evitar los errores y asegurar el xito de la empresa.

    3. Administrar con eficiencia los recursos de la empresa.

    4. Asegurar el xito en el futuro.

    1.4. Objetivos de la planificacin

    1. Establecer las condiciones y supuestos bajo las cuales se har el trabajo.

    2. Pronosticar lo que suceder en el futuro.

    3. Seleccionar y declarar las tareas que va a cumplir la meta planteada.

    4. Establecer un plan general de logros enfatizando la creatividad para encontrar

    medios nuevos y mejores de desempear el trabajo.

    5. Establecer polticas, procedimientos y mtodos de desempeo.

    6. Anticipar los posibles problemas futuros.

    7. Modificar los planes a la luz de los resultados del control o flexibilidad para poder

    reajustar las actividades.

    1.5. Principios de la planificacin

    1. Precisin

    Es el curso o los cursos de accin a seguir deben ser precisos, bien definidos dado

    que van a seguir acciones concretas. Mientras que el fin buscado sea impreciso, los

    medios que coordinamos sern necesariamente total o parcialmente ineficientes. Hay

    que reducir en lo posible el campo de lo eventual y de la imprevisin y emplear

    planes tan detallados como sea conveniente.

  • 2. Flexibilidad

    En aparente contraposicin al principio de precisin antes mencionado tenemos

    que el curso de accin debe ser flexible al fin de poder realizar en los ajustes o

    cambios que resulten convenientes de acuerdo a la influencia ocasionada por factores

    internos o externos al organismo social que nos ocupa; o sea, que todo plan debe

    dejar suficiente margen, para que se pueda absorber los cambios que pueden sugerir:

    cambios debidos a lo imprevisibles.

    3. Unidad de direccin

    Para cada objetivo se sigue un curso de accin definido adecuadamente coordinado

    con los dems objetivos y con sus cursos de accin correspondientes. De tal manera

    que aunque dentro de una empresa se estn realizando simultneamente varios

    planes, todos ellos deben estar integrados y coordinados de tal manera que bien

    pueda decirse que existe un solo plan general.

    4. Consistencia

    Todo plan deber estar perfectamente integrado al resto de los planes para que todos

    acten en conjunto logrando as una coordinacin entre los recursos, funciones y

    actividades a fin de poder alcanzar con eficiencia los objetivos.

    5. Rentabilidad

    Todo plan deber lograr una relacin favorable de los beneficios que espera con

    respecto a los costos que exige, definiendo previamente estos ltimos y el valor de

    los resultados que se obtendr en la forma ms cuantitativa posible. El plan debe

    expresar que los resultados deben ser superiores a los insumos de los gastos.

    6. Participacin

  • Todo plan deber tratar de conseguir la participacin de las personas que habrn de

    estructurarles, o que se vean relacionados de alguna otra manera con su

    funcionamiento.

    1.6. Elementos de la planificacin

    1. Propsito

    Las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo que persiguen en

    forma permanente o semipermanente en grupo social.

    2. Investigacin

    Aplica en la planeacin la investigacin consiste en la determinacin de todos los

    factores que influyan en el logro de los propsitos as como los medios ptimos para

    conseguirlos.

    3. Objetivos

    Algunas veces se los llama metas y actividades, representan no solo el punto final de

    la planeacin, sino tambin el lugar hacia donde se encamina la organizacin,

    integracin, direccin, liderazgo y control, as que los objetivos y metas son

    considerados como planes.

    4. Estrategias

    Curso de accin general o alternativa que muestran la direccin y el empleo de los

    recursos y esfuerzos para lograr los objetivos en las condiciones ms ventajosas.

    5. Polticas

  • Son enunciados generales que guan o canaliza el pensamiento o la accin en la toma

    de decisiones. Las polticas delimitan el rea dentro de lo cual deben tomarse las

    decisiones y deben estar de acuerdo con los objetivos. Las polticas sirven para

    indicar la estrategia general por medio de lo cual son alcanzados aquellos objetivos.

    6. Programas

    Los programas son planes mismos pero en los cuales no solo se fijan los objetivos y

    la secuencia de operacin, sino principalmente se hace referencia al tiempo

    requerido para realizar cada una de sus partes, es la consecuencia cronolgica que

    confiere utilidad en sentido prctico a un plan.

  • Definicin

    Definicin de varios autores

    Objetivos de la organizacin

    Tipos de organizacin

    Principios de la organizacin

    Elementos de la organizacin

  • 2. Organizacin

    2.1. Definicin:

    Una organizacin es un grupo social compuesto por personas, tareas y administracin, que

    forman una estructura sistemtica de relaciones de interaccin, tendientes a producir bienes

    y/o servicios para satisfacer las necesidades de una comunidad dentro de un entorno y as

    poder satisfacer su propsito distintivo que es su misin.

    Organizacin: es un sistema de actividades formado por dos o ms personas, la cooperacin

    entre ellas es esencial para la existencia de la organizacin. Una organizacin solo existe

    cuando hay personas capaces de comunicarse y que estn dispuestas actuar conjuntamente

    para un objetivo comn. Es un conjunto de cargos con reglas y normas de comportamiento

    que han de respetar todos sus miembros y as generar el medio que permite la accin de una

    empresa. La organizacin es el acto de disponer y coordinar los recursos disponibles.

    2.2. Definicin segn varios autores

    Agustn Reyes Ponce: Es la estructuracin de las relaciones que deben existir entre

    las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un

    organismo social, con el fin de lograr su mxima eficiencia dentro de los planes y

    objetivos sealados.

    Eugenio Sixto Velasco: Organizar es ordenar y agrupar las actividades necesarias

    para alcanzar los fines establecidos creando unidades administrativas, asignando en

    su caso funciones, autoridad, responsabilidad y jerarqua, estableciendo las

    relaciones que entre dichas unidades debe existir.

    Isaac Guzmn Valdivia: Organizar es la coordinacin de las actividades de todos

    los individuos que integran una empresa con el propsito de obtener el mximo

    aprovechamiento posible de los elementos materiales, tcnicos y humanos, en la

    realizacin de los fines que la propia empresa persigue.

  • Joseph Massie: La estructura y asociacin por lo cual un grupo cooperativo de seres

    humanos, asigna las tareas entre los miembros, identifica las relaciones e integra sus

    actividades hacia objetivos comunes.

    Harold Koontz y Cyril ODonnell: Organizar es agrupar las actividades necesarias

    para alcanzar ciertos objetivos, asignar a cada grupo un administrador con la

    autoridad necesaria para supervisarlo y coordinar tanto en sentido horizontal como

    vertical toda la estructura de la empresa.

    Lyndall Urwick: Disposicin y correlacin de las actividades de una empresa.

    Mario Sverdlik: Proceso de estructurar o arreglar las partes de una empresa.

    2.3. Objetivos de la organizacin

    1. Disminuir el trabajo.

    2. Or y entender las razones de los otros.

    3. Expresar un punto de vista con sosiego, serenidad y equilibrio.

    4. Respetar y tolerar la opinin divergente.

    5. Sustituir el prejuicio prepotente por el juicio ponderado.

    2.4. Principios de la organizacin

    1. Del objetivo

    Este principio se refiere a que todas las actividades establecidas en la organizacin

    deben estar relacionadas con los objetivos y propsitos de la empresa. Esto nos dice

    que la existencia de un puesto solo es justificable si sirve para alcanzar los objetivos

    establecidos y no se deben hacer gastos innecesarios en puestos que no contribuyen

    en nada a lograr los objetivos.

    2. Especializacin

  • Este principio afirma que el trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea

    posible, a la realizacin de una sola actividad. El trabajo se llevar a cabo ms

    fcilmente si se subdivide en actividades claramente relacionadas y delimitadas.

    Mientras ms especfico y menor sea el campo de accin de un individuo, mayor

    ser su eficiencia y destreza.

    3. Jerarqua

    Este principio se refiere a la necesidad de establecer centros de autoridad de los que

    emane la comunicacin necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y

    la responsabilidad fluyan en lnea clara e ininterrumpida, desde el ms alto ejecutivo

    hasta el nivel ms bajo. Este principio establece que la organizacin es una jerarqua.

    4. Paridad de autoridad y responsabilidad

    Esto se refiere a que cada grado de responsabilidad debe corresponder el grado de

    autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad. Por ejemplo, no se le puede

    hacer responsable de un trabajo a una persona, sino se le otorga la autoridad para

    poder realizarlo; de igual manera, no se le puede dar autoridad a un empleado, sobre

    determinado trabajo, sino se le hace responsable por los resultados.

    5. Unidad de mando

    Este principio establece que al determinar un centro de autoridad y decisin para

    cada funcin, debe asignarse un solo jefe; y los subordinados no debern reportar

    ms de un superior porque si el empleado recibe rdenes de ms de un solo jefe, esto

    solo le ocasionara confusin, ineficiencia y fuga de responsabilidad

    6. Difusin

  • Este principio nos dice que las obligaciones de cada puesto que cubren autoridad y

    responsabilidad, deben publicarse y ponerse por escrito, a disposicin de todos los

    miembros de la empresa que tengan relacin con dicha autoridad y responsabilidad.

    Por otra parte la relacin de labores no debe hacerse con demasiado detalle.

    7. Amplitud o tramo de control

    Debe haber un lmite en cuanto al nmero de subordinados que deben reportar a un

    ejecutivo, de manera que este pueda realizar sus funciones con eficiencia. Lyndall

    Urwick dice que un gerente no debe ejercer autoridad directa a ms de cinco o seis

    subordinados, con el fin de asegurar que no est sobrecargado y pueda, en

    determinado momento, atender funciones de mayor importancia.

    8. De la coordinacin

    Siempre deber mantener en equilibrio las unidades de una organizacin. El

    administrador debe buscar el equilibrio adecuado en todas las funciones.

    9. Continuidad

    La empresa debe mantenerse, mejorarse y ajustarse constantemente. Problemas para

    determinar los niveles de la organizacin: Costo, comunicacin, planeacin y

    control.

    2.5. Tipos de Organizacin

    1. Organizacin formal

    Es todo sistema que se estructura, es decir, que se especifican las funciones, las

    tareas, las responsabilidades, los derechos, los canales de comunicacin, los

    procedimientos.

  • Mecanismo o estructura que permite a las personas laborar conjuntamente en una

    forma eficiente. Cada miembro puede contribuir en forma ms eficiente con su

    trabajo, para la conservacin del objetivo primordial.

    2. Organizacin informal

    Es el elemento de la organizacin que no est expresado o formalmente especificado

    dentro de una organizacin, como es el caso de grupos de personas o amigos que se

    unen y relacionan en base a inters comunes que pueden ser internos o externos a la

    organizacin.

    3. Organizaciones sociales

    Grupo de personas constituido formalmente para alcanzar, con mayor eficiencia

    determinados objetivos en comn que individualmente no es posible lograr. Sus

    objetivos son los fines o metas que pretenden alcanzar mediante el esfuerzo

    colectivo.

    2.7. Elementos de la organizacin

    1. Internos

    Recurso humano: Elementos activos de la empresa, es decir, aquellos cuyo trabajo

    es de categora ms intelectual y de servicio.

    Recurso financiero: La disponibilidad de recursos econmicos con que cuenta para

    el establecimiento de la produccin.

    Recurso material: Lo integra sus edificios y las instalaciones que en estos se

    realizan para adoptarlas a la labor de la productividad.

    Recursos tcnicos: Son las relaciones estables en que deben coordinarse las

    diversas cosas, personas o stas con aquellas. Puede decirse que son los bienes

    inmateriales de la empresa.

  • 2. Externos

    Inmediatos Mediatos

    Proveedores

    Clientes

    Acreedores

    Distribuidores

    Competidores

    Factores econmicos

    Factores polticos

    Factor legal tributario

    Tecnologa

    Cultura

  • Definicin

    Definicin de varios autores

    Caractersticas de la coordinacin

    Principios de la coordinacin

    Objetivos de la coordinacin

  • 3. Coordinacin

    3.1. Definicin:

    Coordinar es disponer metdicamente o concretar medios y esfuerzos para una accin

    comn. Coordinar es establecer la armona entre todos los actos de una empresa de manera

    de facilitar su funcionamiento y procurar el buen xito.

    3.2. Definicin segn varios autores

    Fayol: La coordinacin es la reunin, unificacin y armonizacin de toda actividad y

    esfuerzo.

    Gulick: Afirma que si la subdivisin del trabajo es indispensable, la coordinacin es

    obligatoria

    Mooney: La coordinacin debe basarse en una comunin real de intereses.

    3.3. Caractersticas de la coordinacin

    Orientacin a objetivos comunes

    En el contexto de la organizacin dispositiva, el problema de la coordinacin se

    plantea en un enfoque asimila al de la decisin sobre la mejor manera de asignar los

    recursos a distintas tareas y de integrar estas, orientndolas a la consecucin de

    objetivos comunes.

    Dependencia de la decisin

    Es decir, el resultado positivo de una actividad decisoria de un sujeto con

    competencias de decisin, en un sistema en que al menos exista dos sujetos de

    decisin, depender de la decisin de los otros.

  • Necesidad de coordinacin

    Es decir, se considera deseable, y mejor que su ausencia, la armonizacin de las

    decisiones de los distintos responsables.

    Optimacin

    Es decir, se realiza la armonizacin de decisiones parciales en vistas a la

    consecucin de objetivos definidos para el sistema total.

    3.4. Objetivos de la coordinacin

    1. Unir medios y esfuerzos para un fin comn.

    2. Crear armona entre las actividades a realizarse.

    3. Mantener la concordancia entre individuos y actividades.

    4. Establecer el verdadero acoplamiento entre los diferentes sectores.

    5. Aumentar u obtener un mayor alcance administrativo para la toma de decisiones.

    3.5. Principios de la coordinacin

    1. La coordinacin resultante del contacto directo.

    Muestra concordancia con los estudios organizacionales de su misma poca en el

    sentido que el alcance de control es en alguna medida limitado, y que ms all de

    cierto punto, puede no ser positivo. Pero incluye un desarrollo y cambio que son

    transcendentales puesto que en aquellos tiempos nadie cuestionaba que la

    comunicacin se realizara a travs de las lneas de mando naturales que eran

    concebidas en forma vertical. Para Mary Parker el personal superior y responsable de

    los resultados debe tener presente siempre que tiene dos tipos de comunicacin a su

    alcance, y que la horizontal realizada a travs y con sus partes puede llegar a ser

    tanto o incluso ms importante que la vertical en muchas situaciones.

  • 2. La coordinacin en las labores de polticas y planificacin.

    Bajo el esquema estructural de la administracin cientfica el pensamiento y

    planeamiento estaba en manos de unos pocos mientras que las acciones estaban en

    manos de muchos otros, posicionndose en la cspide organizacional los primeros y

    en la base los ltimos. Para Mary el personal involucrado y esto es especialmente

    cierto en relacin a la introduccin de nuevos cambios y mejoras, debe ser partcipe

    de los mismos, desde el momento en que se discute la toma de decisiones respecto

    del cambio a seguir, y no informales cuando la decisin ha sido tomada respecto de

    cul es la instruccin a seguir. Sugiere que siguiendo esta prctica se levanta la

    moral y motivacin del personal y se predispone una cultura de aceptacin de los

    distintos participantes organizacionales. Es desafortunado que an hoy, ms de 70

    aos ms tarde, veamos como en distintas intervenciones de consultora se ignoran

    las contribuciones que podran aportar aquellas mismas personas que luego van a

    tener que actuar sobre lo modificado sin que se les haya consultado. Y lo que si

    resulta llamativo que a los fracasos de estos trabajos de consultora y de

    implementacin de cabios se los explique en razn de que existe resistencia al

    cambio. La gente no se resiste al cambio. Se resiste a los cambios cuando no

    reconoce las consecuencias que les toca a ellos como consecuencia de dichos

    cambios.

    3. La coordinacin debe verse como un resultado recproco.

    La coordinacin debe verse como un resultado recproco donde todas las variables

    influyen e impactan sobre la situacin. Larry Greiner pone bien en claro que el

    desarrollo organizacional debe tener en cuenta que las organizaciones se encuentran

    en un estado de casi-equilibrio que se caracteriza por el impacto de mltiples fuerzas

    sobre otra multitud de variables.

    4. La coordinacin como un proceso contino.

  • Todo lo que sucede en la organizacin tienen que ver con procesos. Efectivamente,

    durante la dcada del siglo pasado las organizaciones tenan que dejar verse como

    una unidad de nichos verticales y se comenz a reemplazar esa visin, concepcin y

    modelo por la de una organizacin basada en procesos, de all la denominacin de

    reingeniera de procesos. Y este concepto de coordinacin como un proceso lo

    extenda Marry Parker Follett al mundo cognitivo organizacional, al sealar que toda

    decisin es nada ms que un instante dentro de un proceso, sugiriendo por lo tanto

    que la responsabilidad final, como se la conoce habitualmente, no es ms que una

    ilusin. Existe la necesidad de continuar el conocimiento con la responsabilidad, en

    una forma matricial.

  • Definicin

    Definicin de varios autores

    Objetivos de la direccin

    Etapas de la direccin

    Principios de la direccin

    Estilos de direccin

  • 4. Direccin

    4.1. Definicin:

    Esta etapa del proceso administrativo, llamada tambin ejecucin, comando o liderazgo, es

    una funcin de tal transcendencia, que algunos autores consideran que la administracin y

    la direccin son una misma cosa debido a que al dirigir es cuando se ejercen ms

    representativamente las funciones administrativas, de manera que todos los dirigentes

    puedan considerante administradores.

    4.2. Definicin segn varios autores

    Burt Scanlan: Consiste en coordinar el esfuerzo comn de los subordinados, para

    alcanzar las metas de la organizacin.

    Gulick: La gua y supervisin de los esfuerzos de los subordinados para alcanzar las

    metas de la organizacin.

    4.3. Objetivos de la direccin

    1. Influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales.

    2. Ejecucin de los planes de acuerdo con la estructura organizacional.

    3. Motivacin

    4. Gua o conduccin de los esfuerzos de los subordinados.

    5. Comunicacin

    6. Supervisin

    7. Alcanzar las metas de la organizacin.

    4.4. Principios de la direccin

    1. De la armona del objetivo o coordinacin de intereses.

  • La direccin ser eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos

    generales de la empresa. As mismo establece que los objetivos de todos los

    departamentos y secciones debern relacionarse armoniosamente para lograr el

    objetivo general.

    2. Impersonalidad del mando.

    Se refiere a que la autoridad, surgen como una necesidad de la organizacin para

    obtener ciertos resultados.

    3. De la supervisin directa.

    Se refiere al apoyo y comunicacin que debe proporcionar el dirigente a sus

    subordinados durante la ejecucin de los planes, de tal manera que estos se realicen

    con mayor facilidad.

    4. De la va jerrquica.

    Postula el apoyo y comunicacin que debe proporcionar el dirigente a sus

    subordinados durante la ejecucin de los planes, de tal manera que estos se realicen

    con mayor facilidad.

    5. De la resolucin del conflicto.

    Indica la necesidad de resolver los problemas que surjan durante la gestin

    administrativa, a partir del momento en que aparezcan.

    6. Aprovechamiento del conflicto.

    Experiencia

  • Experimentacin

    Investigacin

    Aplicar la decisin: consiste en poner en prctica la decisin elegida, por lo que se

    debe contar con un plan para el desarrollo de la misma. Dicho plan comprender: los

    recursos, los procedimientos y los programas necesarios para la implantacin de la

    decisin.

    4.5. Etapas de la direccin

    Toma de decisiones

    Significa la eleccin de un curso de accin o alternativa. Al tomar decisiones es

    necesario antes de evaluar las alternativas, definir y analizar el problema, para

    posteriormente aplicar la decisin o alternativa que mejor se sugiera. Sus pasos son:

    1. Definir claramente el problema

    2. Analizar el problema

    3. Evaluar las alternativas

    4. Eleccin de alternativas

    5. Aplicar la decisin

    6. Medir los resultados

    Integracin

    Este proceso inicia con el reclutamiento u obtencin de los candidatos que aspiran a

    un puesto determinado, en seguida se introducirn, o dicho en otras palabras, se les

    ambientar; para finalmente capacitarlos en el desarrollo de las funciones que habrn

    de realizar. Sus etapas son:

    1. Reclutamiento: obtencin de los candidatos para ocupar los puestos de la

    empresa.

  • 2. Seleccin: mediante ciertas tcnicas elegir al candidato ms idneo para el

    puesto.

    3. Introduccin: articular adecuadamente al nuevo elemento con los objetivos de la

    empresa.

    4. Capacitacin y desarrollo: lograr el desenvolvimiento e incremento de las

    capacidades del personal, para lograr su mxima eficiencia.

    Motivacin

    La motivacin es la labor ms importante de la direccin, a la vez que la ms

    compleja, pues a travs de ella se logra la ejecucin del trabajo, de acuerdo a normas

    o patrones de conducta esperados. Motivar significa. Mover, conducir, a la accin y

    a travs de ella se logra la ejecucin del trabajo y el alcance del objetivo.

    Comunicacin

    La comunicacin en cualquier grupo que se trate, es de vital importancia ya que

    involucra a los individuos no solo en su papel de comunicadores, sino en el buen uso

    que a la informacin se le da.

    Supervisin

    Consiste en vigilar y guiar a los subordinados de tal forma que las actividades se realicen

    adecuadamente.

    4.6. Estilos de direccin

    1. Jefatura autoritaria: Ordena sin interesarse en sus subordinados, ella solo toma

    decisiones y asume la plena responsabilidad de sus actos. En cambio existe una

    obediencia absoluta, dentro del grupo que l dirige se puede ver a simple vista un

    estado de sumisin.

  • 2. Jefatura benevolente: Es la que se interesa por sus hombres pero los domina e

    impide as una verdadera colaboracin, impone sus ideas y obliga a sostenerse a

    ellas; tiene preferencia por ciertos hombres de su grupo que se esfuerzan por ser

    apreciados por l.

    3. Jefatura Laissez-Faire: Es el que a veces no confa en s mismo, no toma ninguna

    decisin y por consiguiente tampoco dirige, el grupo es anrquico y sin cohesin;

    cada uno acta como le parece y la coordinacin es poca elevada, as como la

    produccin.

    4. Jefatura Democrtica: Se encuentra en el centro de su grupo y est en

    comunicacin con cada uno de sus hombres, anima a sus subordinados para la accin

    aumentando la satisfaccin en el trabajo, discute con sus hombres los problemas, las

    decisiones a tomar les ayuda a comprender.

  • Definicin

    Definicin de varios autores

    Importancia del control

    Principios del control

    Objetivos del control

    Tipos de control

  • 5. Control

    5.1. Definicin:

    El control es una etapa primordial en la administracin, pues, aunque una empresa cuente

    con magnficos planes, una estructura organizacional adecuada y una direccin eficiente, el

    ejecutivo no podr verificar cul es la situacin real de la organizacin si no existe un

    mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.

    5.2. Definicin segn varios autores

    Henry Fayol: el control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el

    Plan adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos.

    Tiene como fin sealar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que

    se produzca nuevamente.

    Robert Buchele: El proceso de medir los actuales resultados en relacin con los

    planes, diagnosticando la razn de las desviaciones y tomando las medidas

    correctivas necesarias.

    George Terry: El proceso para determinar lo que se est llevando a cabo,

    valorizacin y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la

    ejecucin se desarrolle de acuerdo con lo planeado.

    Bur K. Scanlan: el control tiene como objetivo cerciorarse de que los hechos vayan

    de acuerdo con los planes establecidos.

    Robert C. Appleby: la medicin y correccin de las realizaciones de los

    subordinados con el fin de asegurar que tantos los objetivos de la empresa como los

    planes para alcanzarlos se cumplan econmicamente y eficazmente.

    5.3. Objetivos del control

    1. Comparar los resultados con los planes generales.

  • 2. Evaluar los resultados contra los estndares de desempeo.

    3. Idear los medios y los objetivos para medir las operaciones.

    4. Comunicar cuales son los medios de medicin

    5. Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y las

    variaciones.

    6. Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias.

    7. Informar a los miembros responsables de las interpretaciones.

    8. Ajustar el control a la luz de los resultados del control.

    5.4. Principios del control

    1. Equilibrio

    A cada grupo de delegacin conferido debe proporcionarle el grado de control

    correspondiente. De la misma manera la autoridad se delega y la responsabilidad se

    comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes

    para verificar que se estn cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la

    autoridad delegada est siendo debidamente ejercida.

    2. De los objetivos

    El control es imposible si no existieran estndares de alguna manera prefijados y ser

    tanto mejor cuando ms preciso y cuantitativos sean dichos estndares. Es obvio que

    para llevar a cabo el control debemos comparar lo realizado con lo esperado de

    acuerdo con los objetivos establecidos, es por ello que el control no es un fin, sino un

    medio para alcanzarlos.

    3. De la oportunidad

    El control, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efecte el

    error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipacin.

  • 4. De las deviaciones

    Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relacin con los planes

    deben ser analizadas detalladamente, de manera que sea posible conocer las causas

    que lo originaron, a fin de tomar medidas necesarias para evitarlas en futuro.

    5. De la costeabilidad

    El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este

    represente en tiempo y dinero, en relacin con las ventajas reales que este reporte.

    Un control solo deber implantarse si su costo se justifican en los resultados que se

    presenten de l.

    6. De excepcin

    El control debe aplicarse preferentemente a las actividades excepcionales o

    representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente que

    funciones estratgicas requieren el control.

    7. De la funcin controladora

    Este principio es bsico ya que seala que la persona o la funcin que realiza el

    control no debe estar involucrada con la actividad a controlar.

    5.5. Tipos de control

    Control preliminar: Los procedimientos del control preliminar incluyen todos los

    esfuerzos de la gerencia para aumentar la probabilidad de que los resultados actuales

    concuerden favorablemente con los resultados planificados. Desde esta perspectiva,

    las polticas son medios importantes para poner en marcha el control preliminar

    debido a que son directrices para la accin futura. Por lo tanto es importante

  • distinguir entre el establecimiento de las polticas y su realizacin. El

    establecimiento de las polticas forma parte de la funcin de la planificacin,

    mientras que se realizacin corresponde a la funcin de control.

    Control concurrente: Consiste en las actividades de los supervisores que dirigen el

    trabajo de sus subordinados; la direccin se refiere a las actividades del gerente

    cuando instruye a sus subordinados sobre los medios y procedimientos adecuados y

    cuando supervisa el trabajo de los subordinados para asegurarse de que se realiza

    adecuadamente.

    Control de retroalimentacin: La caracterstica definitiva de los mtodos de

    control retro-alimentativos consiste en que stos destacan los resultados histricos

    como base para corregir las acciones futuras; por ejemplo, los estados financieros de

    una empresa se utilizan para evaluar la aceptabilidad de los resultados histricos y

    determinar cules son los cambios que deberan hacerse en la adquisicin de

    recursos futuros o actividades operativas