manual de usuario pago de boleta de honorario electró .procesamiento en la dirección de finanzas

Manual de Usuario

Pago de Boleta de Honorario Electrnica

ManualdeUsuarioBoletadeHonorario

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AcercadelSistema1

ElSistemadeInstruccindePagodeBoletadeHonorarioElectrnica(BHE)esunaaplicacinquepermite el pago de las BHE que no estn asociadas a un convenio de honorarios a travs deinternet.

Este sistema seencuentredisponibleenelSistema Integradode InformacinFinanciera (SIIF)einteracta con el Sistema ContablePresupuestario (SCP), por lo quemantiene las prcticas decontrolquelaUniversidadhaestablecidosenesteltimosistema.

Estaaplicacinpermiteelaccesoatodasaquellaspersonasquetrabajanen laUniversidadyquesonresponsablesdeunacuentapresupuestaria.

Bsicamente,laaplicacincuantaconlossiguientespasos:

1. EnviarBoletadeHonorarioElectrnicaacorreoelectrnicodelaUniversidad.2. IngresarlaInstruccindePago.3. AutorizarlaInstruccindePago.4. ProcesamientoenlaDireccindeFinanzas.

La explicacin de cada uno de estos pasos y otras aplicaciones se encuentra en el siguientemanual.

1Nota:Laltimaversindeeste formulario seencuentradisponibleen lapginawebde laDireccindeFinanzas.Cualquierdocumentoimpresonocorresponde,necesariamente,alaltimaversindisponible.

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Contenido

AcercadelSistema..............................................................................................................................2

CargadeBoletadeHonorarioElectrnica..........................................................................................4

IdentificacineIngresoaMendeUsuario.......................................................................................5

IngresodeInstruccindePagodeBoletadeHonorarioElectrnica..................................................6

AutorizacinBoletadeHonorarioElectrnica....................................................................................8

OtrasFunciones.................................................................................................................................11

IncorporarIngresador...................................................................................................................11

EliminarIngresador.......................................................................................................................13

Consultas.......................................................................................................................................14

CondicionesdePago.........................................................................................................................15

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CargadeBoletadeHonorarioElectrnica

Laemisindeunaboletadehonorarioelectrnica,correspondea laemisindeundocumentotributario realizado por la prestacin de un servicio civil, para la cual se debe considerar lassiguiente caractersticas: existir una propuesta del trabajo a realiza, definir la forma de pago,establecerlaentregayavancesdelserviciosolicitadoydebeserasumaalzada.

Estedocumento tributarionodebeserutilizadoparaelpagomansualque realiceunapersona,para tales efectos debe utilizar el contrato de honorarios a travs del rea de contratos yremuneracionesdelaUniversidad.

Una vez que la emisin del documento tributario electrnico cumpla con las caractersticasmencionadasanteriormente,sedebeprocederconelenvodeldocumentoemitidoporelServiciodeImpuestosInternos2aladireccindecorreoelectrnicobhesii@usm.cl.

ElenvodelaBHEpuedeserefectuadodedosmaneras:

1. El prestador del servicio enva el documento al correo electrnico indicado(Recomendable)3.

2. Lapropiaunidadpresupuestaria seencargadeenviarestedocumentoa ladireccindecorreo.

2Seaconsejaqueelprestadordel servicioenvedirectamenteestedocumentoalmomentodeemitir laBHE.3ElprocesodecargadesdequeesenviadaalcorreoelectrnicohastaqueseencuentradisponibleenelSIIFesdealmenos30minutos,porloqueseaconsejaqueelmismoprestadordeservicioslaenvepreviamentealcorreobhesii@usm.cl.

NOTAIMPORTANTE:Estearchivoesundocumentopdfquepesa8KBaproximadamente.Cualquierotroformatonoservlido,yno

permitirelreconocimientoenelsistema.

RECOMENDACIN:LasglosasdelasBoletasElectrnicasquesonentregadasporelprestadordelserviciodebenevitarglosasgenricas,

ydebenconsiderartodalainformacindisponibleparaidentificarclaramenteelservicioprestadoyelavance.

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IdentificacineIngresoaMendeUsuario

Procesoenelcualse ingresaa lasesindeusuariopara ingresaroautorizarunaBHE.ElsistemautilizaelcontroldeaccesoInstitucional.SerecuerdalaimportanciadecuidarlaclavedeaccesoInstitucionalyqueestanoseaconocidaporterceros.

Laefectuarelingreso,sedebeprocederconlossiguientespasos:

1. Dirigirsealapgina:http://siif.utfsm.cl/2. IngresarCuentayClaveutilizadosencuentacorreoUSM:

3. LuegodirigirseaServicios/Finanzas/BoletasdeHonorarios:

Finalmente,sedesplegarnlasopcionesdisponiblesasusesindeusuario:

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IngresodeInstruccindePagodeBoletadeHonorarioElectrnica

Proceso que instruye el pago de una BHE a un prestador de servicio. Este proceso puede serrealizadoporelIngresador,ascomotambinporelresponsabledecuentapresupuestaria.

Para efectuar este procedimiento, debe iniciar su sesin de usuario y dirigirse a la opcinIngreso.SesolicitarqueingreseNmerodelaBoletayelRUTaPago:

ElsistemadesplegarautomticamentelainformacindelaBoletadeHonorariosElectrnicaquese encuentra asociada al RUT indicado siempre y cuando se haya efectuado correctamente lacarga.Posteriormente,debe indicar la(s) cuenta(s)presupuestaria(s) a la cual ser imputadoelgastoy,finalmente,registrarlainstruccin4.

4Enelcasodeinstruirunpagoconsaldopresupuestarioinsuficiente,semostrarunmensajeindicandotalsituacin. El proceso continuar su avance, pero quedar sujeto a las normas vigentes de controlpresupuestario,porloqueserecomiendaregularizarsusituacin.

NOTAIMPORTANTE:ParaingresarunaInstruccindePago,serequierecargarpreviamenteBHEenelsistema.

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Finalizandoelproceso,sedesplegarelmensajeindicandoelnmerodeoperacin,elcualserelnmerodeBHEyelRUTdelprestador5:

Simultneamente,seenvaavisoporcorreoelectrnicoalresponsabledecuentapresupuestariaindicandoqueexisteunaBoletadeHonorarioElectrnicaparasuautorizacin.

5Sesugieremantenerunregistrodelnmerodeoperacinparaconsultasposteriores.

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AutorizacinBoletadeHonorarioElectrnica

ProcesoqueautorizaelcargoenlacuentapresupuestariadeunaBoletadeHonorarioElectrnica,quehasidopreviamenteingresadaenelsistema.

Laautorizacindebeserefectuadaporelresponsablede lacuentapresupuestariaen laseccin:AutorizacinResponsabledelaCuenta.

Se desplegar un listado de las Boletas de Honorarios Electrnicas que estn pendientes deautorizacin:

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Posicionndosesobreelconodeaumento,ubicadoaladerechadelapantalla,sedesplegarunsubmenquepermitir:IraBoleta,AutorizaroRechazar.

AlseleccionarIraBoletasedesplegarlasiguienteinformacin:

InformacindeBHE

CuentaPptaria.

Historial

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AlseleccionarenelsubmenAutorizar,seprocederasuenvoalaDireccindeFinanzasparasupago.

Aparecerunmensajeindicandoquelaautorizacinseefectudemaneraexitosa:

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OtrasFunciones

IncorporarIngresador.Ingresador es un perfil de usuario que, no siendo el responsable de la cuenta presupuestaria,tendrlasatribucionesparaingresarunainstruccindepagodeBoletadeHonorariosElectrnica,peronoautorizarsucargoenunacuentapresupuestaria.

Laincorporacindeesteingresadordebeserrealizadoslopornicavezporelresponsabledecuenta presupuestaria. Este queda habilitado permanentemente para operar, salvo que elresponsabledecuentarevoqueestadecisin.

ParaincorporaraunIngresadorelResponsabledelaCuentaPresupuestaria,deberingresarasusesindeusuarioydirigirsea:Ingresadores:

Posteriormente,deber seleccionaralgunade la cuentapresupuestariade su responsabilidadeingresarelRUTdelingresador.

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Finalmente,debahacerclickenRegistrar:

ParaincorporaraunIngresadorenunanuevacuentapresupuestariadeberepetirelproceso.

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EliminarIngresadorPara eliminar un Ingresador debe posicionarse en la seccin ingresadores, y posteriormente,seleccionarlacuentapresupuestariaquedeseamodificar.UnavezquesedespliegaellistadodebeubicarsealladoderechodelingresadoryelegirEliminar:

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ConsultasElsistemadeconsultaentregainformacindelasboletasdehonorarioquehansidosolicitadasenlas cuentas presupuestarias asociadas al responsable de cuenta presupuestaria., donde podrfiltrarpor:

1. EstadodeBoletadeHonorario.2. CuentaPresupuestaria(Unidad).3. RangodeFechas.4. NmerodeBoleta.

SiseleccionaIraBoleta(derecha),sedesplegareldetalledelagestindeestedocumento:

El sistemapermiteobtenerunavisualizacindeldocumentoPDFparaconsultasenVerBoletaElectrnica.

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CondicionesdePago

ElpagodelasBoletasdeHonorariosElectrnicasseefectuarpornminabancaria.Estoproducedosmodalidadesdepago:

1. Depsitoencuentacorrientedelprestadordelservicio.2. Vale vista disponible en cualquier sucursal del Banco Santander, presentando

identificacindelprestador.

Elpagode lasboletasdehonorarios se realizarelda viernes condepsitooemisinde valevista,esteltimodebeserretiradoencualquiersucursaldelBancoSantander.Estafechadepago,considera la recepcin en Direccin de Finanzas del damircole