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INTRODUCCIONEl Manual de Procedimientos es un instrumento de Gestin Archivstica que ha sido elaborado teniendo en consideracin la normatividad vigente aprobada por el Archivo General de la Nacin. Comprende los procedimientos: De Transferencia de Documentos. De Organizacin Documental. De Eliminacin Documental De Servicio de Informacin.

En el presente Manual, se detalla de manera sistemtica las etapas y acciones a realizar en cada nivel de archivo de la Municipalidad, asimismo se han diseado formatos que facilitan su aplicacin. Su cumplimiento ser de beneficio para la Municipalidad, porque permitir centralizada y organizada toda la documentacin generada. mantener

I N D I C E

INTRODUCCION 1. 2. 3. 4. 5. OBJETIVO ALCANCE BASE LEGAL VIGENCIA PROCEDIMIENTOS 5.1. 5.2. 5.3. 5.4. 6. 7. De Transferencia de Documentos. De Organizacin de Documentos De Eliminacin de Documentos De Servicios de Informacin.

DIAGRAMA DE FLUJOS ANEXOS 7.1. 7.2. 7.3. 7.4. 7.5. 7.6. 7.7. 7.8. Proyecto de Resolucin de Alcalda aprobando el Manual. Tabla General de Retencin de Documentos* Formato de Inventario de Transferencia. Cuadro de Clasificacin del Fondo Documental de Municipalidades. Resolucin del Comit Evaluador de Documentos Acta del Comit Evaluador de Documentos. Inventario de Eliminacin de Documentos Glosario de Trminos.

Previo cumplimiento de la Directiva N004-86-AGN-DGAI "Normas para la Formulacin del Programa de Control de Documentos para los Archivos Administrativos del Sector Pblico Nacional", aprobada mediante Resolucin Jefatural N173-86-AGN/J.

1.

OBJETIVO Impartir instrucciones sobre los procedimientos que se aplicarn en los procesos archivsticos con la finalidad de optimizar el tratamiento de los documentos de Archivo en los procesos de Transferencia, Organizacin, Eliminacin y Servicio, dando un principio de unidad, racionalidad y eficiencia en los diferentes niveles de Archivo de la Municipalidad.

2.

ALCANCE El presente Manual de Procedimientos Archivsticos est dirigido al personal de las Oficinas de Archivo Central y/o de Gestin y Unidades Orgnicas de la Municipalidad que intervengan en los procesos archivsticos.

3.

BASE LEGAL 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. 3.7. 3.8. 3.9. Constitucin Poltica del Per, art. 21, 191 y 196 Ley N 27972 Ley Orgnica de Municipalidades Ley N 19414 Ley de Defensa, Conservacin e Incremento del Patrimonio Documental de la Nacin. Ley N 25323 Ley del Sistema Nacional de Archivos Reglamento D.S. 008-92-JUS y su

Resolucin Jefatural N 073-85/AGN-J Normas del Sistema Nacional de Archivos. R.J. N 173-86-AGN/J, se aprueba las Directivas del Sistema Nacional de Archivos. Ley N 27444, Ley General de Procedimientos Administrativos Ley N27806 Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Normas Internas.

4.

VIGENCIA El presente Manual entrar en vigencia a partir de la fecha de aprobacin, dispuesta por Resolucin de Alcalda (Anexo N 7.1)

5. P R O C E D I M I E N T O S 5.1. DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS 5.1.1. FINALIDAD abDescongestionar los archivos de gestin y/o perifricos. Custodiar en el Archivo Central la documentacin generada en las diferentes unidades orgnicas de la Municipalidad, al vencimiento de sus plazos de retencin. Aprovechar la disponibilidad de espacio fsico, equipos y materiales en los archivos de gestin y perifricos. Garantizar la documental integridad y la custodia del patrimonio de la Municipalidad.

cde-

Orientar las acciones archivsticas para la transferencia de los documentos de los archivos de gestin (Secretarial) y/o perifricos al Archivo Central.

5.1.2.

REQUISITOS abDisponer de la Tabla General de Retencin de Documentos. (Anexo N 7.2) Los archivos que no cuenten con la Tabla General de Retencin de Documentos, podrn recepcionar aquellos documentos cuya vigencia administrativa inmediata haya concludo.

5.1.3.

ETAPAS aEl responsable de Archivo de Gestin y/o Perifricos coordinar con el Jefe del Archivo Central o el que haga sus veces la transferencia de documentos. De proceder dicha transferencia se llenar el Formato de Inventario de Transferencias (Anexo N 7.3) establecido que le proporcionar el Jefe del Archivo Central, en original y una copia debidamente firmado. El traslado de documentos en sus unidades de archivamiento (files, cajas, libros legajos ....) se efectuar en paquetes en la dimensin siguiente de 15 a 20 cms. de altura. Las unidades de archivamiento sern rotuladas en la parte visible donde se anotar la unidad orgnica, serie documental, cdigo de la serie, ao, nmero de envo y correlativo del paquete.

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El Jefe del Archivo Central, decepciona y verifica el contenido de las unidades de archivamiento, as como la cantidad en metros lineales. En seal de conformidad proceder a firmar el formato conservando el original y devolviendo la copia al archivo remitente. El formato original ser archivado y conservado para futuras consultas sobre transferencia realizadas al Archivo Central. De existir algn medio informtico de Base de Datos (Software de Archivos) se proceder a ingresar la informacin contenida en el formato.

5.2. DE ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS 5.2.1. FINALIDAD abFacilitar la rpida recuperacin de la informacin. Establecer criterios uniformes para la organizacin de los documentos en los diferentes niveles de archivo de las municipalidades. Mantener organizada la documentacin de manera integral y orgnica como producto de las actividades municipales.

c5.2.2.

REQUISITOS Disponer del Cuadro de Clasificacin del Fondo Documental de Muncipalidades (Anexo N 7.4)

5.2.3.

ETAPAS EN ARCHIVO DE GESTION O SECRETARIAL aEl responsable del Archivo de Gestin o Secretarial deber ordenar las unidades documentales que conforman cada SERIE mediante el sistema ms conveniente (alfabtico, numrico, mixto-numrico) El responsable del Archivo de Gestin deber identificar cada unidad de archivamiento (files de manila, files de palanca, cajas, paquetes etc.) con los siguientes datos : Direccin Unidad Serie Cdigo Fecha

b-

c.

N correlativo de la unidad de conservacin

Finalmente, el responsable del Archivo de Gestin colocar las unidades de archivamiento en los gaveteros, estanteras, armarios etc., de acuerdo al Cuadro de Clasificacin del Fondo Documental de Municipalidades.

E N EL A R C H I V O C E N T R A L aEl responsable del Archivo Central, una vez realizada la transferencia de la documentacin dispondr la colocacin de las unidades de archivamiento en la estantera o en el lugar ms adecuado de acuerdo al principio de procedencia, orientados por la estructura orgnica de la institucin. El responsable del Archivo Central determinar la conservacin de las unidades de archivo de acuerdo al orden de llegada y la disponibilidad del espacio fsico que exista en el archivo.

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5.3. D E E L I M I N A C I O N D E D O C U M E N T O S 5.3.1. FINALIDAD abc5.3.2. Garantizar la eliminacin de los documentos innecesarios en los diferentes niveles de archivo. Descongestionar peridicamente los archivos. Aprovechar el espacio fsico y los equipos disponibles.

REQUISITOS abcdOpinin del Comit Evaluador de Documentos. Inventario y muestras de documentos a eliminar. Tabla General de Retencin de Documentos Documentacin organizada e inventariada.

5.3.3.

ETAPAS El jefe o quien haga sus veces del Archivo Central es el nico responsable de la conduccin de este procedimiento debiendo seguir las escapas siguientes: abcSolicitar la oficializacin del Comit Evaluador de Documentos va Resolucin de Alcalda (Anexo N 7.5.) Separar la documentacin posible de eliminar. Elaborar el inventario de eliminacin y extraer las muestras documentales necesarias.

d-

Redactar el Acta del Comit Evaluador de Documento (Anexo N 7.6) mediante el cual se da conformidad a la eliminacin de documentos. Dicha Acta ser firmar por sus integrantes. Propondr a la autoridad administrativa de ms alto nivel para que oficie al Archivo General de la Nacin o Archivos Regionales segn sea el caso, solicitando la autorizacin para eliminar los documentos Para tal efecto remitir el Acta del Comit Evaluador de Documentos y la sustentacin tcnica de la eliminacin. (Anexo N 7.7.) Facilitar la informacin que requiera el supervisor designado por el Archivo General de la Nacin o Archivos Regionales. Entregar al Archivo General de la Nacin previa Resolucin de Autorizacin la documentacin a eliminar, firmando el acta de entrega correspondiente, quedndose con un ejemplar. El tiempo recomendable para dar cumplimiento a este procedimiento ser de 30 das. INFORMACION

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5.4.

DE SERVICIO DE 5.4.1. FINALIDAD a-

Facilitar al usuario el servicio de informacin, regular su acceso, garantizar el uso adecuado del acervo documental, as como dar fe del documento que se otorga. Orientar las acciones del servicio de informacin, consulta, prstamo y expedicin de copias de documentos al usuario, en forma eficiente y oportuna.

b-

5.4.2.

REQUISITOS a. bcPARA CONSULTA : Solicitud verbal del usuario Documento de identidad en caso necesario. PARA PRESTAMO : Solicitud u oficio en caso de usuario particular. Formato original y copia en caso interno, con V B del Director o Jefe. PARA EXPEDICION DE COPIAS Formato debidamente llenado en caso interno con el V B del Director. Recibo de pago segn TUPA para servicio externo. Identificacin del usuario.

5.4.3.

ETAPAS 5.4.3.1. C O N S U L T A aEl archivero ubicar la documentacin solicitada y entregar la informacin al usuario. El archivero solicitar al usuario firmar el Registro de Consulta

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5.4.3.2. P R E S TA M O D E D O C U M E N T O S a- El responsable del archivo recepcionar del usuario la solicitud o format