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INTRODUCCIONEl Manual de Procedimientos es un instrumento de Gestin Archivstica que ha sido elaborado teniendo en consideracin la normatividad vigente aprobada por el Archivo General de la Nacin. Comprende los procedimientos: De Transferencia de Documentos. De Organizacin Documental. De Eliminacin Documental De Servicio de Informacin.
En el presente Manual, se detalla de manera sistemtica las etapas y acciones a realizar en cada nivel de archivo de la Municipalidad, asimismo se han diseado formatos que facilitan su aplicacin. Su cumplimiento ser de beneficio para la Municipalidad, porque permitir centralizada y organizada toda la documentacin generada. mantener
I N D I C E
INTRODUCCION 1. 2. 3. 4. 5. OBJETIVO ALCANCE BASE LEGAL VIGENCIA PROCEDIMIENTOS 5.1. 5.2. 5.3. 5.4. 6. 7. De Transferencia de Documentos. De Organizacin de Documentos De Eliminacin de Documentos De Servicios de Informacin.
DIAGRAMA DE FLUJOS ANEXOS 7.1. 7.2. 7.3. 7.4. 7.5. 7.6. 7.7. 7.8. Proyecto de Resolucin de Alcalda aprobando el Manual. Tabla General de Retencin de Documentos* Formato de Inventario de Transferencia. Cuadro de Clasificacin del Fondo Documental de Municipalidades. Resolucin del Comit Evaluador de Documentos Acta del Comit Evaluador de Documentos. Inventario de Eliminacin de Documentos Glosario de Trminos.
Previo cumplimiento de la Directiva N004-86-AGN-DGAI "Normas para la Formulacin del Programa de Control de Documentos para los Archivos Administrativos del Sector Pblico Nacional", aprobada mediante Resolucin Jefatural N173-86-AGN/J.
1.
OBJETIVO Impartir instrucciones sobre los procedimientos que se aplicarn en los procesos archivsticos con la finalidad de optimizar el tratamiento de los documentos de Archivo en los procesos de Transferencia, Organizacin, Eliminacin y Servicio, dando un principio de unidad, racionalidad y eficiencia en los diferentes niveles de Archivo de la Municipalidad.
2.
ALCANCE El presente Manual de Procedimientos Archivsticos est dirigido al personal de las Oficinas de Archivo Central y/o de Gestin y Unidades Orgnicas de la Municipalidad que intervengan en los procesos archivsticos.
3.
BASE LEGAL 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. 3.7. 3.8. 3.9. Constitucin Poltica del Per, art. 21, 191 y 196 Ley N 27972 Ley Orgnica de Municipalidades Ley N 19414 Ley de Defensa, Conservacin e Incremento del Patrimonio Documental de la Nacin. Ley N 25323 Ley del Sistema Nacional de Archivos Reglamento D.S. 008-92-JUS y su
Resolucin Jefatural N 073-85/AGN-J Normas del Sistema Nacional de Archivos. R.J. N 173-86-AGN/J, se aprueba las Directivas del Sistema Nacional de Archivos. Ley N 27444, Ley General de Procedimientos Administrativos Ley N27806 Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Normas Internas.
4.
VIGENCIA El presente Manual entrar en vigencia a partir de la fecha de aprobacin, dispuesta por Resolucin de Alcalda (Anexo N 7.1)
5. P R O C E D I M I E N T O S 5.1. DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS 5.1.1. FINALIDAD abDescongestionar los archivos de gestin y/o perifricos. Custodiar en el Archivo Central la documentacin generada en las diferentes unidades orgnicas de la Municipalidad, al vencimiento de sus plazos de retencin. Aprovechar la disponibilidad de espacio fsico, equipos y materiales en los archivos de gestin y perifricos. Garantizar la documental integridad y la custodia del patrimonio de la Municipalidad.
cde-
Orientar las acciones archivsticas para la transferencia de los documentos de los archivos de gestin (Secretarial) y/o perifricos al Archivo Central.
5.1.2.
REQUISITOS abDisponer de la Tabla General de Retencin de Documentos. (Anexo N 7.2) Los archivos que no cuenten con la Tabla General de Retencin de Documentos, podrn recepcionar aquellos documentos cuya vigencia administrativa inmediata haya concludo.
5.1.3.
ETAPAS aEl responsable de Archivo de Gestin y/o Perifricos coordinar con el Jefe del Archivo Central o el que haga sus veces la transferencia de documentos. De proceder dicha transferencia se llenar el Formato de Inventario de Transferencias (Anexo N 7.3) establecido que le proporcionar el Jefe del Archivo Central, en original y una copia debidamente firmado. El traslado de documentos en sus unidades de archivamiento (files, cajas, libros legajos ....) se efectuar en paquetes en la dimensin siguiente de 15 a 20 cms. de altura. Las unidades de archivamiento sern rotuladas en la parte visible donde se anotar la unidad orgnica, serie documental, cdigo de la serie, ao, nmero de envo y correlativo del paquete.
b-
c-
d-
e-
fg-
El Jefe del Archivo Central, decepciona y verifica el contenido de las unidades de archivamiento, as como la cantidad en metros lineales. En seal de conformidad proceder a firmar el formato conservando el original y devolviendo la copia al archivo remitente. El formato original ser archivado y conservado para futuras consultas sobre transferencia realizadas al Archivo Central. De existir algn medio informtico de Base de Datos (Software de Archivos) se proceder a ingresar la informacin contenida en el formato.
5.2. DE ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS 5.2.1. FINALIDAD abFacilitar la rpida recuperacin de la informacin. Establecer criterios uniformes para la organizacin de los documentos en los diferentes niveles de archivo de las municipalidades. Mantener organizada la documentacin de manera integral y orgnica como producto de las actividades municipales.
c5.2.2.
REQUISITOS Disponer del Cuadro de Clasificacin del Fondo Documental de Muncipalidades (Anexo N 7.4)
5.2.3.
ETAPAS EN ARCHIVO DE GESTION O SECRETARIAL aEl responsable del Archivo de Gestin o Secretarial deber ordenar las unidades documentales que conforman cada SERIE mediante el sistema ms conveniente (alfabtico, numrico, mixto-numrico) El responsable del Archivo de Gestin deber identificar cada unidad de archivamiento (files de manila, files de palanca, cajas, paquetes etc.) con los siguientes datos : Direccin Unidad Serie Cdigo Fecha
b-
c.
N correlativo de la unidad de conservacin
Finalmente, el responsable del Archivo de Gestin colocar las unidades de archivamiento en los gaveteros, estanteras, armarios etc., de acuerdo al Cuadro de Clasificacin del Fondo Documental de Municipalidades.
E N EL A R C H I V O C E N T R A L aEl responsable del Archivo Central, una vez realizada la transferencia de la documentacin dispondr la colocacin de las unidades de archivamiento en la estantera o en el lugar ms adecuado de acuerdo al principio de procedencia, orientados por la estructura orgnica de la institucin. El responsable del Archivo Central determinar la conservacin de las unidades de archivo de acuerdo al orden de llegada y la disponibilidad del espacio fsico que exista en el archivo.
b-
5.3. D E E L I M I N A C I O N D E D O C U M E N T O S 5.3.1. FINALIDAD abc5.3.2. Garantizar la eliminacin de los documentos innecesarios en los diferentes niveles de archivo. Descongestionar peridicamente los archivos. Aprovechar el espacio fsico y los equipos disponibles.
REQUISITOS abcdOpinin del Comit Evaluador de Documentos. Inventario y muestras de documentos a eliminar. Tabla General de Retencin de Documentos Documentacin organizada e inventariada.
5.3.3.
ETAPAS El jefe o quien haga sus veces del Archivo Central es el nico responsable de la conduccin de este procedimiento debiendo seguir las escapas siguientes: abcSolicitar la oficializacin del Comit Evaluador de Documentos va Resolucin de Alcalda (Anexo N 7.5.) Separar la documentacin posible de eliminar. Elaborar el inventario de eliminacin y extraer las muestras documentales necesarias.
d-
Redactar el Acta del Comit Evaluador de Documento (Anexo N 7.6) mediante el cual se da conformidad a la eliminacin de documentos. Dicha Acta ser firmar por sus integrantes. Propondr a la autoridad administrativa de ms alto nivel para que oficie al Archivo General de la Nacin o Archivos Regionales segn sea el caso, solicitando la autorizacin para eliminar los documentos Para tal efecto remitir el Acta del Comit Evaluador de Documentos y la sustentacin tcnica de la eliminacin. (Anexo N 7.7.) Facilitar la informacin que requiera el supervisor designado por el Archivo General de la Nacin o Archivos Regionales. Entregar al Archivo General de la Nacin previa Resolucin de Autorizacin la documentacin a eliminar, firmando el acta de entrega correspondiente, quedndose con un ejemplar. El tiempo recomendable para dar cumplimiento a este procedimiento ser de 30 das. INFORMACION
e-
f-
g-
h-
5.4.
DE SERVICIO DE 5.4.1. FINALIDAD a-
Facilitar al usuario el servicio de informacin, regular su acceso, garantizar el uso adecuado del acervo documental, as como dar fe del documento que se otorga. Orientar las acciones del servicio de informacin, consulta, prstamo y expedicin de copias de documentos al usuario, en forma eficiente y oportuna.
b-
5.4.2.
REQUISITOS a. bcPARA CONSULTA : Solicitud verbal del usuario Documento de identidad en caso necesario. PARA PRESTAMO : Solicitud u oficio en caso de usuario particular. Formato original y copia en caso interno, con V B del Director o Jefe. PARA EXPEDICION DE COPIAS Formato debidamente llenado en caso interno con el V B del Director. Recibo de pago segn TUPA para servicio externo. Identificacin del usuario.
5.4.3.
ETAPAS 5.4.3.1. C O N S U L T A aEl archivero ubicar la documentacin solicitada y entregar la informacin al usuario. El archivero solicitar al usuario firmar el Registro de Consulta
b-
5.4.3.2. P R E S TA M O D E D O C U M E N T O S a- El responsable del archivo recepcionar del usuario la solicitud o formato indicando el documento que requiere. b- El archivero verifica y observa segn corresponde y firma en seal de conformidad. c- El archivero ubica y entrega al usuario el documento solicitado, firmando la solicitud o formato en seal de conformidad; dejando en su lugar una copia y archiva el original. d- Al vencimiento del plazo de prstamo, el usuario devolver el documento en las mismas condiciones que sali del Archivo Central y el archivero recepcionar y verificar su conservacin e- El archivero previa verificacin, colocar el documento en su lugar, retirando la copia del formato y devolvindola al usuario. 5.4.3.3. EXPEDICION DE COPIAS a- El archivero recepcionar del usuario, el formato y recibo de pago segn sea el caso. b - El archivero ubica el documento requerido. c- Seguidamente procede a sacar la copia, certifica y entrega al usuario. dEl usuario dejar constancia del servicio requerido.
A N E X O N 7.1.
RESOLUCION DE ALCALDIA N
-200..-MJM
Lima, (otra ciudad)..................................
CONSIDERANDO: Que, por Ley N 25323 de fecha 10 de junio de 1991 se crea el Sistema Nacional de Archivos con la finalidad de estructurar, normativa y funcionalmente los archivos de las entidades pblicas existentes en el mbito nacional, para garantizar la defensa, conservacin, organizacin y servicio del patrimonio documental de la Nacin; Que, por Decreto Supremo N 008-92-JUS de fecha 26 de junio de 1992, se reglament la Ley N 25323 disponiendo la entrada en vigencia de las normas y directivas emitidas por el Archivo General de la Nacin, como ente rector del Sistema Nacional de Archivos; Que, mediante Resolucin Jefatural N160-2004-AGN-J, se aprob el Manual de Procedimientos Archivsticos para aplicacin de los rganos conformantes del Sistema Nacional de Archivos; Que, siendo indispensable para la presente administracin municipal aprobar los siguientes documentos de gestin archivsticas aplicables a la realidad municipal, con la finalidad de cumplir la normativa del Sistema Nacional de Archivos como parte integrante, es perentoria su aprobacin y vigencia; Por lo expuesto y de conformidad a lo preceptuado en el Art. 43 de la Ley 27972 - Ley Orgnica de Municipalidades; SE RESUELVE : ARTICULO PRIMERO .- Aprobar el Manual de Procedimientos Archivsticos el cual consta de ( ......) fojas y es parte integrante de la presente resolucin. ARTICULO SEGUNDO.- La presente disposicin es de cumplimiento obligatorio por todas las dependencias de la municipalidad y entrar en vigencia a partir de la fecha. ARTICULO TERCERO .Encargar a la Direccin Municipal, Oficina de Presupuesto y Planificacin, Secretaria General, Abastecimientos y Archivo Central el cumplimiento cabal de la presente Resolucin. COMUNIQUESE, REGISTRESE Y CUMPLASE.
ANEXO 7.2 TABLA DE RETENCION DE DOCUMENTOS PARA LAS MUNICIPALIDADESCODIGO TITULO DE LA SERIE DOCUMENTAL ALTA DIRECCION (ALCALDIA-SECRETARIA) 1 2 3 4 5 1 2 02.01 02.02 02.03 02.04 02.05 3 1 2 3 4 04.01 COMISION DE REGIDORES CONV. COOPERACION TECNICA MEMORIAS ANUALES LEGAJO DE REGIDORES CORRESPONDENCIA ASESORIA DEFENSA MUNICIPAL CIVIL PENAL ADMINISTRATIVA TRIBUTARIA LABORAL CORRESPONDENCIA GESTION ARCHIVISTICA TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS ELIMINAC. DE DOCUMENTOS SERVICIOS ARCHIVISTICOS CONSULTAS T 1 1 2 P P P P P T P P P 2 2 2 2 2 2 2 2 2 28 28 28 28 28 4 28 28 28 30 30 30 30 30 6 30 30 30 * * ** P 2 28 30 P P P P 2 2 2 2 28 28 28 28 30 30 30 30 VALOR DE LA SERIE A.G. PERIODOS DE RETENCION A.P. A.C. TOTAL AOSOBSERVACIONES
ASESORIA JURIDICA ( ASJU)
ARCHIVO CENTRAL (ARCE)
04.02 04.03 5 6 7 8 9 1 2 3 4 5 6 1 2 3 4 5 6 7 8 08.01 08.02 9 10 11
PRESTAMOS REPROGRAFIA ACTIVIDADES ARCHIVISTICAS SUPERV.ASESOR. AGN INSTRUMENTOS DESCRIPTIVOS PROYECTOS CORRESPONDENCIA NORMAS Y REGLAMENTOS RESOLUCIONES GERENCIALES LICITACIONES PLANES ANUALES EVALUACIONES CORRESPONDENCIA CUADRO DE NECESIDADES PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES PECOSA SEGUROS INVENT. FISICO DE BIENES ORDENES DE SERVICIOS ORDENES DE COMPRA CONTRATOS (ALQUILERES) LOCACIONES Y CONDUCCIN SERV. NO PERSONALES BAJAS Y TRANSF. DE BIENES KARDEX CORRESPONDENCIA
T T T P P P T T P P
2 2 2 2 2 2 2 2 2 2
4 4 4 28 28 28 4 4 28 28
6 6 6 30 30 30 6 6 30 30 ***
ADMINISTRACION (ADM)
T T P T P P T T T P T P T T
2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2
4 4 28 9 28 28 9 9 9 28 9 28 9 4
6 6 30 11 30 30 11 11 11 30 11 30 11 6
ABASTECIMIENTO (ABAS)
* Gestin Archivsticas (PCD, CCFD, PLAN DIAGNOSTICO, REGLAMENTOS, INSTRUCTIVOS) ** Contiene todo el expediente ** capacitacin, exposicin de documentos, otros.A94 CODIGO ADMINIS 1 2 3 03.01 03.02 03.03 3.04 4 5 6 1 2 02.01 02.02 3 4 5 1 2 PLAN DE TRIBUTACION MUNICIPAL CTA. CORRIENTE DE CONTRIB. DECLARACION JURADA IMP. AL VALOR PATRIM. PREDIAL ESPECT. PUBLIC. NO DEPORTIVO ANUNCIOS LICENCIAS DE FUNCIONAMIENTO REGISTRO DE CONTRIBUYENTE NORMAS TRIBUTARIAS CORRESPONDENCIAS PLAN DE ACCION DE CONTROL AUDITORIA INTERNA EXTERNA EXAMENES ESPECIALES NORMAS DE CONTROL CORRESPONDENCIA BALANCE GENERAL LIBROS DE CONTABILIDAD P P P P T P 2 2 2 2 2 2 28 28 28 28 4 28 30 30 30 30 6 30 T T T T P T T P 2 2 2 2 2 2 2 2 9 4 4 9 28 4 4 28 11 6 6 11 30 6 6 30 T T 2 2 28 4 30 6 TITULO DE LA SERIE VALOR DE PERIODOS DE RETENCION
CONTROL INTERNO (COIN)
CONTABILIDAD (CONT)
02.01 02.02 02.03 3 4 5 1 2 3 4 1 01.01 01.03 01.04 2 02.01 02.02 3 1 2 3 4 04.01 04.02 5
DIARIO MAYOR INVENTARIO Y BALANCES CONCILIACIN BANCARIA ANLISIS DE CUENTAS CORRESPONDENCIAS ORDENES DE PAGO RESOLUCIONES DE PAGO RECLAMOS ADMINISTRATIVOS Y/O TRIB CORRESPONDENCIA CONTROL DE : MERCADOS DE ABASTOS TERMINAL PESQUERO FERIAS COMERCIO AMBULATORIO USO DE LA VIA PUBLICA REGIST. COMERC. INFORMALES CORRESPONDENCIA CATASTRO MUNICIPAL LEVANTAMIENTO TOPOGRAFICO VALORIZACIN DE INMUEBLE NOMENCLATURAS URBANAS ASENTAMIENTOS HUMANOS CORRESPONDENCIAS
P P P T T T T T T T
2 2 2 2 2 2 2 2 2 2
28 28 28 9 9 4 9 9 9 4
30 30 30 11 11 6 11 11 11 6
CONTROL Y RECAUDACION (COYR)
COMERCIALIZACION Y MERCADOS (COME) T T T T T T P P T P P T 2 2 1 2 2 2 2 2 2 2 2 2 4 9 1 4 28 4 28 28 9 28 28 4 6 11 2 6 30 6 30 30 11 30 30 6
CATASTRO (CATA)
GERENCIA MUNICIPAL 1 3 4 RESOLUCIN GERENCIAL EVALUACION DE GESTION MUNICIPAL CORRESPONDENCIA P P T 2 2 2 28 28 4 30 30 6
* Se ha fusionado Plan de Desarrollo Municipal con plan incluye las modificacines, ejecucin
CODIGO DESARROLLO URBANO 1 2 3 03.01 03.02 03.03 03.04 4 5 6 7 8 9 10 10.01 10.02
TITULO DE LA SERIE DOCUMENTAL PLAN DE DESARROLLO URBANO ZONAS DE EXPANSION URBANA LICENCIAS CONSTRUCCIN REMODELACIN AMPLIACIN DEMOLICION CONFORMIDAD DE OBRA ANUNCIOS ZONIFICACION NOTIFICACIONES MULTAS COMPATIBILIDAD DE USO CERTIFICADOS HABITABILIDAD JURISDICCIN
VALOR DE LA SERIE P P P P P P P T T T T T T T
PERIODOS DE RETENCION A.G. 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 A.P. A.C. TOTAL AOS 28 28 28 28 28 28 28 9 9 9 9 9 4 4 30 30 30 30 30 30 30 11 11 11 11 11 6 6
OBSERVACIONES
10.03 10.04 10.05 10.06 11 1 2 02.01 02.02 3 03.01 03.02 4 5 6 7 8 1 2 3 4 1 2 3 4
NUMERACIN ALINEAMIENTO ACONDICIONAMIENTO ACUSTICO DE PARAMETROS CORRESPONDENCIA PLAN DE ACTIVIDADES MUSEOS INVESTIGACIONES ESTADISTICAS BIBLIOTECAS INVENTARIOS ESTADISTICAS GALERIAS DE ARTE PINACOTECAS EXPOSICIONES ESPECTACULOS CORRESPONDENCIA PROGRAMA DE FISC. TRIBUTARIO LIQUIDACIONES Y NOTIFICACIONES MULTAS Y SANCIONES CORRESPONDENCIA PLAN DE OBRAS EXPEDIENTES DE OBRAS PUBLICAS DEMOLICIONES CORRESPONDENCIA
P P P P T T T P T T P T T T T T T T T T T P P P T
2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2
28 28 28 28 4 9 9 28 4 4 28 4 4 4 4 4 4 28 1 4 4 28 28 28 4
30 30 30 30 6 11 11 30 6 6 30 6 6 6 6 6 6 30 3 6 6 30 30 30 6
EDUCACION Y CULTURA (EDCU)
FISCALIZACIN (FISC.)
OBRAS PUBLICAS (OBPU)
PLANIFICACION Y PRESUPUESTO 1 2 02.01 02.02 3 4 5 PLAN DE DESARROLLO MUNICIPAL COOPERACION TECNICA NACIONAL INTERNACIONAL PRESUPUESTO ANUAL CALENDARION DE COMPROMISOS AMPLIACION DE CALENDARIOS P P P T T 2 2 2 2 2 28 28 28 6 4 30 30 30 8 6 * P 2 28 30
* Contiene
CODIGO 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
TITULO DE LA SERIE DOCUMENTAL ESTADISTICA PRESUPUESTAL AUXILIAR DE COMPROMISOS POR PARTIDA EVALUACION ANUAL DE INGRESOS EVALUACION ANUAL DE EGRESOS REGLAM. ORGANIZ. Y FUNCIONES MANUAL DE ORGAN. Y FUNCIONES MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ESTRUCTURA ORGANICA TEXTO NICO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - TUPA CORRESPONDENCIA
VALOR DE LA SERIE T T T T P P P P P T
PERIODOS DE RETENCION A.G. 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 A.P. A.C. TOTAL AOS 4 4 4 4 28 28 28 28 28 4 6 6 6 6 30 30 30 30 0 30 6
OBSERVACIONES
PERSONAL (PERS)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 11.01 11.02 11.03 11.04 12 13 14 15 1 2 3 1 2 3
CUADRO DE ASIGN. DE PERSONAL PRES. ANALIT. DE PERSONAL LEGAJOS DE PERSONAL PLANILLA UNICA LICENCIAS CONTROL ANUAL DE ASISTENCIA Y PUNTUALIDAD PROCESOS ADMINISTRATIVOS BIENESTAR SOCIAL Y ASISTENCIA NORMA Y PROCED. DE PERSONAL CAPACITACION DE PERSONAL CONTRIBUCIONES E IMPUESTOS SEGURO SOCIAL RETENC. JUDIC. Y FISCALES FONAVI A.F.P. SINDICATO CAFAE PRESTAMO ADMINIST. Y ESPECIALES CORRESPONDENCIA PLAN DE TRABAJO REGISTR. DE PARQUES Y JARDINES CORRESPONDENCIA PARTES DIARIO CAMPAAS DE CONTROL ROL DE SERVICIO
P P P
2 2 2 2
28 28 28 28
30 30 30 30
T P T P T P T T T P T T T
2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 28 4 28 4 28 9 9 28 28 4 4 4 30 6 30 6 30 11 11 30 30 6 6 6
PARQUES Y JARDINES (PAJA) P T T T 2 2 1 1 28 4 1 1 30 6 2 2
POLICIA MUNICIPAL (POMU) - VIGILANCIA
4 1 2 3 4 5 6 1 2 3 03.01 03.02 4 5 CODIGO 6 1 01.01 01.02 01.03 2 3 4
CORRESPONDENCIA PLAN DE ACTIVIDADES DIRECTORIO MUNICIPAL NOTAS DE PRENSA CEREMONIAS OFICIALES Y PROTOCO CAMPAAS DE GESTION CORRESPONDENCIA PRESUPUESTO DE RENTAS PLAN TRIBUTARIO LICENCIAS FUNCIONAMIENTO ESPECIALES EXONERACIONES COBRANZAS COACTIVAS TITULO DE LA SERIE DOCUMENTAL CORRESPONDENCIA ACTAS REGISTRALES NACIMIENTOS MATRIMONIOS DEFUNCIONES EXPEDIENTES MATRIMONIALES EXP. MATRIMONIALES NO REALIZADOS ANOTACIONES MARGINALES
T P P P P T T T T P P T T VALOR DE LA SERIE T A.G.
2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2
4 28 28 28 28 9 4 4 4 28 28 9 9
6 30 30 30 30 11 6 6 6 0 30 30 11 11
RELACIONES PUBLICAS / IMAGEN INSTITUCIONAL
RENTAS (RENT).
PERIODOS DE RETENCION A.P. A.C. TOTAL AOS 2 4 6
OBSERVACIONES
REGISTROS CIVILES P P P P T P 2 2 2 2 1 2 28 28 28 28 1 28 30 30 30 30 2 30
5 6 7 8 9 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 2 02.01 3
CERTIFICADO MEDICO ESTADISTICAS VITALES CERTIFICADOS DE SOLTERIA Y VIUDEZ INSCRIPCIONES EXTRAORDINARIAS CORRESPONDENCIAS PLAN DE ACTIVIDADES CAMPOS DEPORTIVOS COMITES DE DEPORTES LIGAS DEPORTIVAS CORRESPONDENCIAS ACTAS DE SESION DE CONCEJOS RESOLUCIONES DE ALCALDIA DECRETOS MUNICIPALES CONVENIOS DE COOP. TECNICA RESOLUCIONES DE CONCEJO ACUERDOS DE CONCEJO ORDENANZAS MUNICIPALES EDICTOS REGISTRO DE ASIT. DE REGIDORES CORRESPONDENCIAS PLAN DE ACTIVIDADES SERVICIO DE LIMPIEZA Y RECOJO DE BASURA ESTADISTICAS BAOS MUNICIPALES
P P T P T T T P T P P P P P P P P P T T
2 2 1 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2
28 28 1 28 4 9 9 28 4 28 28 28 28 28 28 28 28 28 9 4
30 30 2 30 6 11 11 30 6 30 30 30 30 30 30 30 30 30 11 6
RECREACION Y DEPORTES (REDE)
SECRETARIA GENERAL (SEGE)
SERVICIOS COMUNALES (SECO)
P T
2 2
28 4
30 6
4 5 1 2 3 1 2 3 4 5 6
PLAYAS Y RIBERA DE RIO CORRESPONDENCIAS PLAN DE ACTIVIDADES DE PROGRAMAS DE EDUCACIN CORRESPONDENCIAS PLAN DE CONTROL SANITARIO SALUBRIDAD E HIGIENE DE ESTABLECIMIENT. CERTIFICADOS DE SALUD CARNET DE SANIDAD ANLISIS MICROBIOLOGICOS DE ALIMENTOS CORRESPONDENCIA
T T
2 2
9 4
11 6
SANEAMIENTO AMBIENTAL (SAAM)
T
2
4
6
SANIDAD (SANI)
T T T
1 1 2
1 1 4
2 2 6
CODIGO
TITULO DE LA SERIE DOCUMENTAL
VALOR DE LA SERIE A.G.
PERIODOS DE RETENCION A.P. A.C. TOTAL AOS
OBSERVACIONES
SERVICIOS SOCIALES (SESO) 1 2 3 4 PROGRAM. DE SERVICIO SOCIAL SERVICIOS FUNERARIOS CEMENTERIOS MUNICIPALES CUNAS Y GUARDERIAS MUNICIPALES T P T 2 2 2 9 28 4 11 30 6
5 6 7 1 2 3 4 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 1 3 4 5
CENTROS MEDICOS COMEDOR MUNICIPAL CORRESPONDENCIA REGISTROS DE INGRESOS CARGOS NORMAS INTERNAS CORRESPONDENCIA LIBRO DE CAJA COMPROBANTES DE PAGO CAJA CHICA PARTE DIARIO DE FONDOS EJECUCIN PRESUPUESTAL RELACION DE GIROS RELACION DE RETENCIONES CONCILIACION BANCARIA RECIBOS DE CAJA TALON DE CHEQUES NOTAS DE ABONO LIBRO BANCOS CTA. CTE. DE PERSONAL CORRESPONDENCIA FISCALIZ. DE CIRCULAC. DE TRANSITO SANCIONES DE SERVICIO PUBLICO TERMINAL TERRESTRE CORRESPONDENCIA
T T T
2 2 2
9 9 4
11 11 6
TRAMITE DOCUMENTARIO (TRDO)
T T P T T T T T T T T T P P T T T T
2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2
4 4 28 9 9 9 9 9 9 9 9 9 28 28 4 9 9 4
6 6 30 11 11 11 11 11 11 11 11 11 30 30 6 11 11 6
TESORERIA (TESO)
TRANSPORTES Y CIRCULACION (TRCI)
INFORMA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 MANUAL TECNICO DE SISTEMAS AUDITORIAS INFORMATICAS NORMAS MANUAL DE USUARIO PLANES DE SISTEMAS (de la municipalidad PLANOS DE REDES (cableado de redes) DIAGRAMAS DE FLUJOS ESTUDIO DE FACTIBILIDAD (sustentacin LICENCIAS INFORMATICAS INVENTARIO DE HARDWARE TECNOLOGIA DE INFORMATICA Y PROCE P P P P P P P P P P P 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 28 28 28 28 28 28 28 28 28 28 28 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30
AG AP AC
= = =
Archivo de Gestin Archivo Perifrico Archivo Central
A N E X O N 7.3. INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOSA.INFORMACION GENERAL 1.DEPENDENCIA : 1.1. 1.2. 1.3. 2.CODIGO AO REMISION : : :
DESCRIPCION GENERAL DE DOCUMENTOS A TRANSFERIRSE
.NUMERO DE OBSERVACION ORDEN SERIE DOCUMENTAL FECHAS EXTREMAS UBICACION TOPOGRAFICA
3.
METROS LINEALES DE DOCUMENTOS A TRANSFERIRSE
4.
FECHA DE REMISION
5.
FECHA DE RECPECION
-----------------------FIRMA Y SELLO REMITENTE
NOTA: de ser necesario usar hoja anexa.
ARCHIVO
CENTRALPAGINA.................. DE................. PAGS.
1. NUMERO ORDEN
2. DESCRIPCION DE DOCUMENTOS
3. FECHA EXTREMAS
4. UBICACION TOPOGRAFICA
ANEXO 7.4
CUADRO DE CLASIFICACION DEL FONDO DOCUMENTAL DE MUNICIPALIDADESCODIGO TITULO DE LA SERIE DOCUMENTAL
ALTA DIRECCION (ALDI) (ALCALDIA-SECRETARIA) 1 COMISION DE REGIDORES 2 CONV. COOPERACION TECNICA 3 MEMORIAS ANUALES 4 LEGAJO DE REGIDORES 5 CORRESPONDENCIA ASESORIA JURIDICA ( ASJU) 1 ASESORIA 2 DEFENSA MUNICIPAL 02.01 CIVIL 02.02 PENAL 02.03 ADMINISTRATIVA 02.04 TRIBUTARIA 02.05 LABORAL 3 CORRESPONDENCIA ARCHIVO CENTRAL (ARCE) 1 GESTION ARCHIVSTICA* 2 TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS 3 ELIMINAC. DE DOCUMENTOS 4 SERVICIOS ARCHIVISTICOS 04.01 CONSULTAS 04.02 PRESTAMOS 04.03 REPROGRAFIA 5 ACTIVIDADES ARCHIVISTICAS
6 SUPERV.ASESOR. AGN 7 INSTRUMENTOS DESCRIPTIVOS 8 PROYECTOS 9 CORRESPONDENCIA ADMINISTRACION (ADMI) 1 NORMAS Y REGLAMENTOS 2 RESOLUCIONES GERENCIALES 3 LICITACIONES 4 PLANES ANUALES 5 EVALUACIONES 6 CORRESPONDENCIA ABASTECIMIENTO (ABAS) 1 CUADRO DE NECESIDADES 2 PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES 3 PECOSA 4 SEGUROS 5 INVENT. FISICO DE BIENES 6 ORDENES DE SERVICIOS 7 ORDENES DE COMPRA 8 CONTRATOS (ALQUILERES) 08.01 LOCACIONES Y CONDUCCIN 08.02 SERV. NO PERSONALES 9 BAJAS Y TRANSF. DE BIENES 10 KARDEX 11 CORRESPONDENCIA ADMINISRACION TRIBUTARIA (ADTR) 1 PLAN DE TRIBUTACION MUNICIPAL 2 CTA. CORRIENTE DE CONTRIB. 3 DECLARACION JURADA 03.01 IMP. AL VALOR PATRIM. PREDIAL
03.02 ESPECT. PUBLIC. NO DEPORTIVO 03.03 ANUNCIOS 3.04 LICENCIAS DE FUNCIONAMIENTO 4 REGISTRO DE CONTRIBUYENTE 5 NORMAS TRIBUTARIAS 6 CORRESPONDENCIAS CONTROL INTERNO (COIN) 1 PLAN DE ACCION DE CONTROL 2 AUDITORIA 02.01 INTERNA 02.02 EXTERNA 3 EXAMENES ESPECIALES 4 NORMAS DE CONTROL 5 CORRESPONDENCIA CONTABILIDAD (CONT) 1 BALANCE GENERAL 2 LIBROS DE CONTABILIDAD 2.01 DIARIO 02.02 MAYOR 02.03 INVENTARIO Y BALANCES 3 CONCILIACIN BANCARIA 4 ANLISIS DE CUENTAS 5 CORRESPONDENCIAS CONTROL Y RECAUDACION (COYR) 1 ORDENES DE PAGO 2 RESOLUCIONES DE PAGO 3 RECLAMOS ADMINISTRATIVOS Y/O TRIBUTARIOS 4 CORRESPONDENCIA COMERCIALIZACION Y MERCADOS (COME) 1 CONTROL DE :
01.01 1.02
MERCADOS DE ABASTOS TERMINAL PESQUERO
* Gestin Archivsticas (PCD, CCFD, PLAN DIAGNOSTICO, REGLAMENTOS, INSTRUCTIVOS) CODIGO TITULO DE LA SERIE DOCUMENTAL 1.03 FERIAS 2 COMERCIO AMBULATORIO 02.01 USO DE LA VIA PUBLICA 02.02 REGIST. COMERC. INFORMALES 3 CORRESPONDENCIA CATASTRO (CATA) 1 CATASTRO MUNICIPAL 2 LEVANTAMIENTO TOPOGRAFICO 3 VALORIZACIN DE INMUEBLE 4 NOMENCLATURAS 04.01 URBANAS 04.02 ASENTAMIENTOS HUMANOS 5 CORRESPONDENCIAS GERENCIA MUNICIPAL (GEMU) 1 RESOLUCIN GERENCIAL 3 EVALUACION DE GESTION MUNICIPAL 4 CORRESPONDENCIA DESARROLLO URBANO (DEUR) 1 PLAN DE DESARROLLO URBANO 2 ZONAS DE EXPANSION URBANA 3 LICENCIAS 03.01 CONSTRUCCIN 03.02 REMODELACIN 03.03 AMPLIACIN
03.04 DEMOLICION 4 CONFORMIDAD DE OBRA 5 ANUNCIOS 6 ZONIFICACION 7 NOTIFICACIONES 8 MULTAS 9 COMPATIBILIDAD DE USO 10 CERTIFICADOS 10.01 HABITABILIDAD 10.02 JURISDICCIN 10.03 NUMERACIN 10.04 ALINEAMIENTO 10.05 ACONDICIONAMIENTO ACUSTICO 10.06 DE PARAMETROS 11 CORRESPONDENCIA EDUCACION Y CULTURA (EDCU) 1 PLAN DE ACTIVIDADES 2 MUSEOS 02.01 INVESTIGACIONES 02.02 ESTADISTICAS 3 BIBLIOTECAS 03.01 INVENTARIOS 03.02 ESTADISTICAS 4 GALERIAS DE ARTE 5 PINACOTECAS 6 EXPOSICIONES 7 ESPECTACULOS 8 CORRESPONDENCIA FISCALIZACIN (FISC.) 1 PROGRAMA DE FISC. TRIBUTARIO
2 LIQUIDACIONES Y NOTIFICACIONES 3 MULTAS Y SANCIONES 4 CORRESPONDENCIA OBRAS PUBLICAS (OBPU) 1 PLAN DE OBRAS 2 EXPEDIENTES DE OBRAS PUBLICAS 3 DEMOLICIONES 4 CORRESPONDENCIA PLANIFICACION Y PRESUPUESTO (PLPR) 1 PLAN DE DESARROLLO MUNICIPAL* 2 COOPERACION TECNICA 02.01 NACIONAL 02.02 INTERNACIONAL 3 PRESUPUESTO ANUAL * 4 CALENDARION DE COMPROMISOS 5 AMPLIACION DE CALENDARIOS 6 ESTADISTICA PRESUPUESTAL 7 AUXILIAR DE COMPROMISOS POR PARTIDA 8 EVALUACION ANUAL DE INGRESOS 9 EVALUACION ANUAL DE EGRESOS 10 REGLAM. ORGANIZ. Y FUNCIONES 11 MANUAL DE ORGAN. Y FUNCIONES 12 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 13 ESTRUCTURA ORGANICA 14 TEXTO NICO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - TUPA 15 CORRESPONDENCIA PERSONAL (PERS) 1 CUADRO DE ASIGN. DE PERSONAL 2 PRES. ANALIT. DE PERSONAL 3 LEGAJOS DE PERSONAL
4 5 6 7 8 CODIGO
PLANILLA UNICA LICENCIAS CONTROL ANUAL DE ASISTENCIA Y PUNTUALIDAD PROCESOS ADMINISTRATIVOS BIENESTAR SOCIAL Y ASISTENCIA TITULO DE LA SERIE DOCUMENTAL
9 NORMA Y PROCED. DE PERSONAL 10 CAPACITACION DE PERSONAL 11 CONTRIBUCIONES E IMPUESTOS 11.01 SEGURO SOCIAL 11.02 RETENC. JUDIC. Y FISCALES 11.03 FONAVI 11.04 A.F.P. 12 SINDICATO 13 CAFAE 14 PRESTAMO ADMINIST. Y ESPECIALES 15 CORRESPONDENCIA PARQUES Y JARDINES (PAJA) 1 PLAN DE TRABAJO 2 REGISTR. DE PARQUES Y JARDINES 3 CORRESPONDENCIA POLICIA MUNICIPAL (POMU) - VIGILANCIA 1 PARTES DIARIO 2 CAMPAAS DE CONTROL 3 ROL DE SERVICIO 4 CORRESPONDENCIA RELACIONES PUBLICAS / IMAGEN INSTITUCIONAL (REPU)
1 PLAN DE ACTIVIDADES 2 DIRECTORIO MUNICIPAL 3 NOTAS DE PRENSA 4 CEREMONIAS OFICIALES Y PROTOCO 5 CAMPAAS DE GESTION 6 CORRESPONDENCIA RENTAS (RENT). 1 PRESUPUESTO DE RENTAS 2 PLAN TRIBUTARIO 3 LICENCIAS 03.01 FUNCIONAMIENTO 03.02 ESPECIALES 4 EXONERACIONES 5 COBRANZAS COACTIVAS 6 CORRESPONDENCIA REGISTROS CIVILES (RECI) 1 ACTAS REGISTRALES 01.01 NACIMIENTOS 01.02 MATRIMONIOS 01.03 DEFUNCIONES 2 EXPEDIENTES MATRIMONIALES 3 EXP. MATRIMONIALES NO REALIZADOS 4 ANOTACIONES MARGINALES 5 CERTIFICADO MEDICO 6 ESTADISTICAS VITALES 7 CERTIFICADOS DE SOLTERIA Y VIUDEZ 8 INSCRIPCIONES EXTRAORDINARIAS 9 CORRESPONDENCIAS RECREACION Y DEPORTES (REDE) 1 PLAN DE ACTIVIDADES
2 CAMPOS DEPORTIVOS 3 COMITES DE DEPORTES 4 LIGAS DEPORTIVAS 5 CORRESPONDENCIAS SECRETARIA GENERAL (SEGE) 1 ACTAS DE SESION DE CONCEJOS 2 RESOLUCIONES DE ALCALDIA 3 DECRETOS MUNICIPALES 4 CONVENIOS DE COOP. TECNICA 5 RESOLUCIONES DE CONCEJO 6 ACUERDOS DE CONCEJO 7 ORDENANZAS MUNICIPALES 8 EDICTOS 9 REGISTRO DE ASIT. DE REGIDORES 10 CORRESPONDENCIA SERVICIOS COMUNALES (SECO) 1 PLAN DE ACTIVIDADES 2 SERVICIO DE LIMPIEZA Y RECOJO DE BASURA 02.01 ESTADISTICAS 3 BAOS MUNICIPALES 4 PLAYAS Y RIBERA DE RIO 5 CORRESPONDENCIAS SANEAMIENTO AMBIENTAL (SAAM) 1 PLAN DE ACTIVIDADES DE 2 PROGRAMAS DE EDUCACIN 3 CORRESPONDENCIAS SANIDAD (SANI) 1 PLAN DE CONTROL SANITARIO 2 SALUBRIDAD E HIGIENE DE ESTABLECIMIENTO 3 CERTIFICADOS DE SALUD
4 CARNET DE SANIDAD 5 ANLISIS MICROBIOLOGICOS DE ALIMENTOS 6 CORRESPONDENCIA SERVICIOS SOCIALES (SESO) 1 PROGRAM. DE SERVICIO SOCIAL 2 SERVICIOS FUNERARIOS 3 CEMENTERIOS MUNICIPALES 4 CUNAS Y GUARDERIAS MUNICIPALES 5 CENTROS MEDICOS CODIGO TITULO DE LA SERIE DOCUMENTAL
6 COMEDOR MUNICIPAL 7 CORRESPONDENCIA TRAMITE DOCUMENTARIO (TRDO) 1 REGISTROS DE INGRESOS 2 CARGOS 3 NORMAS INTERNAS 4 CORRESPONDENCIA TESORERIA (TESO) 1 LIBRO DE CAJA 2 COMPROBANTES DE PAGO 3 CAJA CHICA 4 PARTE DIARIO DE FONDOS 5 EJECUCIN PRESUPUESTAL 6 RELACION DE GIROS 7 RELACION DE RETENCIONES 8 CONCILIACION BANCARIA 9 RECIBOS DE CAJA 10 TALON DE CHEQUES
11 NOTAS DE ABONO 12 LIBRO BANCOS 13 CTA. CTE. DE PERSONAL 14 CORRESPONDENCIA TRANSPORTES Y CIRCULACION (TRCI) 1 FISCALIZ. DE CIRCULAC. DE TRANSITO 2 SANCIONES DE SERVICIO PUBLICO 3 TERMINAL TERRESTRE 4 CORRESPONDENCIA INFORMATICA (INFO) 1 MANUAL TECNICO DE SISTEMAS 2 AUDITORIAS INFORMATICAS 3 NORMAS 4 MANUAL DE USUARIO 5 PLANES DE SISTEMAS (de la municipalidad) 6 PLANOS DE REDES (cableado de redes) 7 DIAGRAMAS DE FLUJOS 8 ESTUDIO DE FACTIBILIDAD (sustentacin del proyecto) 9 LICENCIAS INFORMATICAS 10 INVENTARIO DE HARDWARE 11 TECNOLOGIA DE INFORMATICA Y PROCESOS 12 CORRESPONDENCIA
A N E X O N 7.5MODELO DE RESOLUCION DEL COMIT EVALUADOR DE DOCUMENTOS Lima, CONSIDERNANDO: Que, por Ley N 25323 de fecha 10 de junio de 1991 se crea el Sistema Nacional de Archivos con la finalidad de estructurar, normativa y funcionalmente los archivos de las entidades pblicas existentes en el mbito nacional, para garantizar la defensa, conservacin, organizacin y servicio del Patrimonio Documental de la Nacin; Que, por Decreto Supremo N 008-92-JUS de fecha 26 de junio de 1992, se reglament la Ley N 25323 disponiendo la vigencia de las normas y directivas emitidas por el Archivo General de la Nacin como ente rector del Sistema Nacional de Archivos; Que, por Resolucin Jefatural N160-2004-AGN-J, se aprob el Manual de Procedimientos Archivsticos para aplicacin de los rganos conformantes del Sistema Nacional de Archivos; Que siendo indispensable para la presente administracin municipal aprobar los siguientes documentos de gestin archivsticas aplicables a la realidad municipal, con la finalidad de cumplir la normativa del Sistema Nacional de Archivos como parte integrante, es perentoria su aprobacin y vigencia; Por lo expuesto y de conformidad a lo preceptuado en el Art. 43dad que los faculta emitir la norma); SE RESUELVE : ARTICULO PRIMERO.- Constituir el Comit Evaluador de Documentos del (nombre de la entidad) que estar integrado por los siguientes miembros: A) B) C) D) Un representante de la Alta Direccin, quien lo presidir. El jefe de la Oficina de Asesora Jurdica o su representante. El Jefe de la Unidad orgnica cuya documentacin ser evaluada, y Jefe del Archivo Central o quien haga sus veces, quien actuar como secretario tcnico del Comit. ARTICULO SEGUNDO.- El citado Comit cumplir sus funciones con arreglo a la normatividad vigente emitida por el Archivo General de la Nacin. REGISTRESE, COMUNIQUESE Y PUBLIQUESE
A N E X O N 7.6
ACTA DEL COMIT EVALUADOR DE DOCUMENTOS
En la ciudad de Lima, siendo las........... horas del da........... dedel dos mil ....... , en la Oficina de............................. ubicada en..................... ....................... del distrito de ........................................ se reuni el Comit Evaluador de Documentos de .................................... designado mediante Resolucin.................................... N.......................... de fecha ..................de....................de 200.... , con la asistencia del Sr..................................................... Presidente del Comit, Dr............................................ Asesor Legal, representantes de las Oficinas de ...................................................................... y el Sr.................................................................Jefe del Archivo central quien acta como Secretario de la Comisin. El Presidente del Comit Evaluador de Documentos someti a evaluacin los documentos seleccionados debidamente descritos y acordaron proceder de conformidad con las normas de archivo remitiendo el expediente y solicitando la autorizacin del Archivo General de la Nacin para la eliminacin de los documentos en mencin por resultar innecesarios para esta entidad.
7.7. A N E X O N 7.7INFORMACION GENERAL DE DOCUMENTOS A ELIMINARSEINVENTARIO DE DOCUMENTOS PARA ELIMINACION PAG. 1 DE...... .........PAGS.
A.
INFORMACION GENERAL: -----------------------------------------: -----------------------------------------: -----------------------------------------: -----------------------------------------: -----------------------------------------: ------------------------------------------
B. AUTORIZACION OFICIAL7. AUTORIZACION DE ELIMINACION DE DOCUMENTOS AGN. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
1. SECTOR 2. ENTIDAD 3. AREA/UNIDAD 4. ARCHIVO CENTRAL 5. DIRECCION 6. TELEFONO
B.
DEL DOCUMENTO ELIMINARSEDESCRIPCION GENERAL DE DOCUMENTOS A ELIMINARSE
8.
9.
METROS LINEALES A ELIMINARSE
C.10.
APROBACION INTERNALUGAR Y FECHA
----------------------------------------------------FIRMA Y SELLO UNIDAD DE ADMINISTRACION DE ARCHIVO CENTRAL
INVENTARIO REGISTROPAG. 2 DE ...............PAGS.1. N DE ORDEN 2. DESCRIPCION DE LAS SERIES DOCUMENTALES 3. FECHAS EXTREMAS 4. OBSERVACION
A N E X O N 7.8. G L O S A R I O1.- ACTA: 2.- ARCHIVERO: 3.- ARCHIVO CENTRAL: Documento formal que consigna la decisin de un cuerpo legislativo o una autoridad pblica. Especialista, encargado de la administracin de documentos y archivos y de conducir el Sistema de Archivo Institucional. rgano Administrativo de Archivos encargado de planificar, organizar, dirigir, normar, coordinar, ejecutar y controlar las actividades archivsticas de una institucin.
4.- ARCHIVO PERIFERICO: Nivel de archivo que se conforma por ubicacin fsica de las unidades orgnicas o complejidad de funciones. 5.- ARCHIVO DE GESTION: Donde se encuentra la documentacin generada y recibida por una unidad orgnica 6.- BASE DE DATOS: 7.- CODIGO: 8.- CONSULTA: Son registros de diversa informacin, de una misma estructura. Atributo literal y/o numrico que se da a un documento o agrupacin documental. Servicio archivstico que consiste en brindar al usuario informacin sobre los documentos que se conservan en un archivo.
9.- COMIT EVALUADOR: Designado por la ms alta autoridad encargado de conducir el proceso de Formulacin del Programa de Control de Documentos. 10. COPIAS CERTIFICADAS: Reproduccin fiel de un documento por un funcionario pblico que acredite la necesidad formal del mismo. 11. CUADRO DE CLASIFICACION: 12. DOCUMENTO: 13. ELIMINACION: Modelo o patron elaborado para llevar a cabo la clasificacin de documentos por fondo, secciones, series y sub-series. Constitudo por un soporte y por la informacin contenida en l. Destruccin de documentos que no poseen valor ni administrativo ni histrico realizada de acuerdo a normas vigentes. Avance parcial y total en el desarrollo de una accin. Documento que contiene las nociones elementales sobre determinada disciplina, arte o ciencia.
14. ETAPAS: 15. MANUAL:
16. ORGANIZACIN DOCUMENTAL: 17. PLAZOS DE RETENCION: 18. PRESTAMO; 19. PRINCIPIO DE PROCEDENCIA:
Proceso archivstico que consiste en el desarrollo de acciones de clasificar, ordenar y signar documentos. Tiempo en que debe permanecer la documentacin en cada nivel de archivo. Objetivo fundamental de todo archivo que consiste en poner los formatos a disposicin de los usuarios. Principio bsico archivstico segn el cual los documentos de un mismo fondo, seccin o serie no deben estar mezclados con aquellos de otro fondo, seccin o serie. Secuencia de acciones concatenadas entre si, que ordenadas en forma lgica permite cumplir con un objetivo predeterminado. Colocar una signatura que identifique las unidades de instalacin. Conjunto de documentos pertenecientes a una seccin que tienen caractersticas comunes el mismo asunto o el mismo tipo documental.
20. PROCEDIMIENTO:
21. ROTULAR: 22. SERIE:
23. TABLA DE RETENCION: Documento de gestin que establece los plazos de retencin de las series documentales. 24. TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS: 25. TUPA: Traslado de documentos de un nivel de archivo a otro al vencimiento de sus plazos de retencin. Texto nico de Procedimientos Administrativos.
26. UNIDAD DOCUMENTAL: La unidad menor indivisible puede ser simple o compuesta. 27. UNIDAD DE ARCHIVAMIENTO: 28. USUARIO: Material adecuado donde se colocan y conservan los documentos (files, cajas, paquetes etc.) Persona que se sirve de los documentos del archivo.