La Hoja Predeterminada de Costos

• 1. LA HOJA DE COSTOS DE PRODUCCIN, PREDETERMINADOS Del Ro Gonzlez, CristbalFacultad de Contadura y Administracin de la Universidad Autnoma de Mxico Mxico, Ciudad Universitariay Despacho Cristbal del Ro y Asociados, A.C. Calle : Zacatecas N 90 Colonia : RomaDelegacin : CuauhtmocMxico 06700, D.F. Tel : 55-84-20-00 – Fax : 55-84-22-40Correo Electrnico [email protected]. mx.ResumenBsica e importante es la Hoja de Costos de Produccin, Predeterminados, puestoque resulta medular para el Control Interno, la Toma de Decisiones, la Planeacin yDireccin Estratgicas, y el conocimiento de la Rentabilidad del Producto, esto ltimo slocuando se hace con COSTO INTEGRAL-CONJUNTO. Exige la Hoja de Costos, causa del tema, desde una buena (Costos Estimados)hasta una extraordinaria (Costos Estndar) Administracin, Control Interno, e implantacinde «El Presupuesto», conocimiento de la Entidad, y un especialista al respecto, as comoestudios de Ingeniera Industrial, Estudio del Trabajo, entre otros puntos necesarios, depunta.Palabras Clave : Costos Predeterminados de Produccin, Hoja.

2. Cruzando Fronteras: Tendencias de Contabilidad Directiva para el Siglo XXICon motivo de lo medular, bsico, y trascendente, que es la determinacinconfiable del Costo Unitario, puesto que de ah depende que lo dems est bien, se lada una atencin especial en su desarrollo. I. INTRODUCCIN. Para «matar dos pjaros de una pedrada», en esta parte se va a hacer referenciaa la Obtencin de la Hoja de Costos, tanto, del Costo Estimado como del Estndar. Debido a que con los Costos Predeterminados (Estimados y Estndar) ya esnecesaria una buena (Estimados) o superior (Estndar) Administracin, se precisa unaestructura administrativa avanzada, donde ser caracterstico una cuando menosaceptable (Estimados), o extraordinaria (Estndar) Administracin y Control Interno,tambin la implantacin de «El Presupuesto», estudios de Ingeniera Industrial, Estudiodel Trabajo (Estudio de Mtodos y la Medida del Trabajo), entre otros muchos puntosque son propios para la implantacin de los Costos Predeterminados, donde de una vezpor todas se enfatiza, que para el Costo Estimado, dependiendo de su precisin, toda laAdministracin en general, puede o no tener un fino avance (por eso el Costo Estimadose ajusta al Histrico, pues indica «lo que puede costar algo», resultando lasvariaciones). En cambio el Costo Estndar es de alta definicin, que debe estar casitodo sobre bases cientficas, a grado tal que se identifica como «lo que debe costaralgo», motivo por el cual, a diferencia del Costo Estimado, el Costo Histrico debeajustarse al Costo Estndar, resultando las desviaciones, y se cita una palabra diferente ala usada para Costos Estimados, variacin, porque sta es ms genrica, en cambiodesviacin da idea de que se sali de un patrn o medida de eficiencia, pues eso es elCosto Estndar, que exige en todos los aspectos lo mejor en cuanto a Administracin,Control Interno, Presupuestos, Calidad Total, etctera, para que se justifique enviar loque corresponda a los Resultados del Perodo la desviacin, despus de serperfectamente definida y analizada, que viene a ser una superacin al patrn o medidade eficiencia (utilidad) o lo contrario indicar prdida, ya que es una deficiencia,cuestin que no acontece con el Costo Estimado, donde la variacin viene, en logeneral, a corregir al Costo Estimado, de acuerdo con el Costo Histrico, mediante elCoeficiente Rectificador (al Costo de Produccin de lo Vendido, al Costo de lasproducciones : Terminada, En Proceso, Averiada, Defectuosa -cuando es posible-, yPrdida Anormal de Produccin); o en otros casos a Deudores Diversos (cuando laculpa la tuviera el obrero o empleado); y a Prdidas y Ganancias; cuando es por causade fuerza mayor (huelga, inundacin, temblor, siniestros, etctera). – 2 / 15 – 3. Cruzando Fronteras: Tendencias de Contabilidad Directiva para el Siglo XXICabe la aclaracin de que existe, o es normal, realizar Hojas de Costos parareparaciones, mantenimiento, experimentos, hechura especial de maquinaria, etctera,pero el tema, objeto de este apartado, como es lgico, slo se refiere a la Hoja de Costospor la produccin, aspecto central, clsico, y normal de la Industria. Por lo expuesto, es lgico que se deba hacer lo siguiente : II. ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA. Bajo el conocimiento y convencin de que la Entidad debe tener una EstructuraAdministrativa y El Presupuesto implantado en pleno, Calidad Total, o cuando menosISO 9,000, entonces se parte de que existe el Comit de Presupuestos, mismo que debeestar integrado con los siguientes miembros de la Compaa, que adems, por susfunciones, tienen los conocimientos que acontinuacin se mencionan : 1. Director o Presidente General. Polticas Generales (cambios de diseos yproductos, mercados, tendencias administrativas, preferencias sobre algunos artculos,etctera) proyeccin a futuro, estrategia corporativa, etctera; es decir, lo bsico ygeneral.2. Contralor o Director de Finanzas. Aspectos financieros y de control(Presupuesto Financiero, que incluye el de Caja, Cuentas por Cobrar y por Pagar, gastosgenerales, nminas, etctera), estadsticas, costos, impuestos, sistemas y procedimientos(organizacin), relaciones con las Auditoras Interna y Externa, anlisis de operacionesfuturas y presentes, estudios econmicos, proteccin de los Derechos (Activos), yObligaciones con los Acreedores (Pasivo) y con los Accionistas (Capital Contable),anlisis, interpretacin, evaluacin, deliberacin, e informacin sobre todo lo anterior,interna y externamente, slo lo conducente. Como se aprecia, El Contralor es unfuncionario muy importante y competente, he ah su jerarqua!. Cuando el Contralor es tambin El Director de Finanzas, tiene adems lasfunciones siguientes : procurar la obtencin de Capital, relaciones con losinversionistas, captacin de financiamiento, banca y custodias, crdito y cobranza, einversiones, bsicamente.3. Gerente de Ventas y Mercadotecnia. Creacin de la demanda, ventas,publicidad, propaganda, ofertas, incentivos, estudio de crditos a otorgar, obtencin dela orden de venta (servicios o incentivos a los agentes vendedores, a la distribucin, a laoferta, etctera), mercado actual y futuro, su expansin o contraccin, colocacin denuevos productos, estudio de crditos a otorgar, almacenaje, manejo, y entrega delartculo, etctera. – 3 / 15 – 4. Cruzando Fronteras: Tendencias de Contabilidad Directiva para el Siglo XXI 4. Gerente de Produccin o Superintendente. Control del Almacn deMateriales; produccin (planeacin, control, productividad, maquinaria, capacidadproductiva en condiciones normales, materiales con sus calidades y rendimientos,personal a su cargo, etctera), mantenimiento, entre otros. Pueden llamarse espordicamente, cuando es necesario, a gentes de menorjerarqua, pero no forman parte del Comit de Presupuestos, como son : a el Encargadode las Compras, o al Jefe de Personal. En esas condiciones, hay una programacin de juntas o reuniones del Comitde Presupuestos, para mltiples posibles acciones, teniendo entre ellas, comoimportante, el estudio y sugerencia de cada tipo y cantidad de unidades que se van avender, producir, administrar, y financiar. Por lo tanto todo estar prcticamentedirigido institucionalmente, integrado en todas sus partes. As; por ejemplo, suponiendoque los primeros estudios siguientes que sobre unidades tienen las seccionespresupuestales, respecto a cada uno de los artculos son :5. Producto «A»Ventas, tiene un mercado que absorbe 1,000 Us.Produccin, tiene capacidad para 3,000 Us.Finanzas, tiene indicaciones de que se puede disponer, hasta para2,000 Us.Lo anterior dar lugar a un primer ajuste :Ventas, colocar con ventajas1,000 Us.Produccin, tendr, con la salvedad de mximos y mnimos, que elaborar1,000 Us.Y Finanzas, slo invertir para1,000 Us. Como se ve, el estudio individual de cada Departamento, fue diferente, peroresult necesario adaptarlo o restringirlo a las necesidades y polticas de la Entidad, enprimera instancia a 1,000 unidades, del Producto «A», que para efectos de fabricacindebern ser ajustadas a las conveniencias de mximos y mnimos, indicados por elGerente de Ventas, como a continuacin se aprecia :Suponiendo que como resultante de los estudios propios del Departamento deVentas, ste llega a la conclusin de que el parmetro de mximos y mnimos de eseProducto «A», es de 50 a 70 unidades, y hay una existencia de 200 unidades, entonces- 4 / 15 – 5. Cruzando Fronteras: Tendencias de Contabilidad Directiva para el Siglo XXIse tendran que fabricar 870 unidades (1,000 menos 130 excedente del mximo,resultante esto ltimo, de 200 unidades menos 70 unidades).El neto anterior, 870 unidades, es la base para hacer La Hoja de Costos para elProducto «A», este es un resultado confiable, de varios estudios, de diferentes personascapaces y especialistas en su rama, que llegaron a algo serio, profesional, y no aislado,origen de la opinin no exclusivamente de una persona o de una seccin de la Entidad,que slo sera parcial, mirando por sus particulares intereses, pues como se vi, cadauna de las secciones obtuvo resultados diferentes para su Departamento, cosa que sesubsan con una organizacin integral.A continuacin se van a poner dos ejemplos ms, de otros productos, paraallanar los casos que se pueden presentar :6. Producto «BVentas, tiene un mercado que absorbe4,000 Us.Produccin, tiene capacidad para2,000 Us.Y Finanzas, tiene respaldo econmico para 3,000 Us.Lo anterior da lugar al siguiente ajuste :Ventas, no tendr problema en vender2,000 Us.Produccin, desarrollar toda su capacidad para elaborar lo ms quepueda, sin considerar, por que no es necesario, mximos ymnimos, ya que hay un mercado suficiente, por lo que har2,000 Us.Y Finanzas, tiene lo necesario para 2,000 Us.Por lo expuesto y debido a que todo lo que se produce se vende, no tiene casoel ajuste de mximos y mnimos, pues prcticamente nada quedara del Producto «B» enel Almacn de Artculos Terminados. En esas condiciones se hara La Hoja de Costospor 2,000 unidades. 7