facturación 1

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Transportes Castores de Baja California, S.A. De C.V.

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Facturacin

INSTRUCTOR:EDWIN CUTBERTO CARRILLO RUIZ

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Reglas del curso

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Respeto

Pedir la palabra

Mantener sus celulares y radios en modo de vibracin

Permanecer dentro de la sala todo el tiempo

Participacin y atencin

Objetivo

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Que los participantes conozcan e identifiquen cada uno de los procesos que se efectan en el departamento de Facturacin para su impacto en las diferentes reas.

Proceso para documentar

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Formato de remisin para documentar

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Proceso para la recepcin y documentacin de Mercanca

1.- DE LA REMISIN Y RECEPCIN DE LA MERCANCA:A) EL BODEGUERO DEBER RECIBIR LA REMISIN VERIFICANDO QUE SE ENCUENTREN LOS DATOS COMPLETOS.B) EL BODEGUERO DEBER VERIFICAR LO INDICADO EN LA REMISIN CONTRA LA MERCANCA FSICAMENTE (TANTO DE CLIENTES DE VENTANILLA COMO A CLIENTES DE RECOLECCIN).C) ES RESPONSABILIDAD DEL BODEGUERO QUE ANTES DE PASAR A DOCUMENTAR LA REMISIN, ESTA CUENTE CON SU FIRMA DE RECEPCIN DE MERCANCA Y LA FIRMA DEL CLIENTE DE CONFORMIDAD.D) SER RESPONSABILIDAD DEL BODEGUERO COLOCAR EN LA REMISIN LA UBICACIN CORRECTA EN DONDE SE ENCONTRAR LA MERCANCA, ADEMS DEL PESO Y MEDIDAS DE LA MISMA.D) SER OBLIGACIN DEL BODEGUERO ACOMODAR LA MERCANCA EN LA UBICACIN CORRECTA SEGN EL REA DESIGNADA EN BODEGA.

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Reglas para la documentacin

REGLA #1: NO SE ACEPTARAN REMISIONES ALTERADAS, ES DECIR, CON TACHADURAS O CON LETRADIFERENTES A LA DEL RESTO DE LA REMISIN, EN DADO CASO SE LE PEDIR AL CLIENTE VOLVER ALLENAR UNA REMISIN NUEVA.REGLA #2: QUEDA ESTRICTAMENTE PROHIBIDO SUSTITUIR UNA REMISIN OBTENIENDO LOS DATOSCONTENIDOS EN LA MERCANCA SIN UNA AUTORIZACIN PREVIA DE LA GERENCIA.2.- DE LA FACTURACIN: QUEDA ESTRICTAMENTE PROHIBIDO COLOCAR CUALQUIER TIPO DE SIGNO, SMBOLO O NUMERO ADICIONAL AL MARCADO EN LA REMISIN

EN CASO DE QUE AL DOCUMENTAR LA REMISIN SE TUVIERA UN ERROR, ESTA DEBER REEMPLAZARSE

POR OTRA COLOCANDO EN LAS OBSERVACIONES SUSTITUYE A LA REMISIN # PARA EVITAR DUPLICARTALONES Y COLOCAR SIGNOS ADICIONALES.

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Control de Facturacin

3.- DE LOS REPORTES DE FACTURACIN:

SER OBLIGACIN DE CADA DOCUMENTADOR GENERAR UN REPORTE DE SUS TALONES FACTURADOS EN EL DA, Y CONCILIARLO CONTRA LAS REMISIONES FSICAS QUE AMPARAN CADA TALN; LAS CUALES DEBERN ESTAR COMPLETAS Y EN ORDEN, POSTERIORMENTE DEBERN SER ENTREGADAS AL JEFE DE DOCUMENTACIN DEL TURNO CORRESPONDIENTE.

4.- DEL ETIQUETADO DE LA MERCANCA:

SER OBLIGACIN DEL BODEGUERO COLOCAR LAS ETIQUETAS DE MANERA CORRECTA A LA MERCANCA QUE SE ENCUENTRA FSICAMENTE EN BODEGA.

SER RESPONSABILIDAD DE LA GERENCIA OPERATIVA EL SUPERVISAR QUE SE ESTE CUMPLIENDO CON EL PROCESO DEL PUNTO ANTERIOR, SE REALIZARAN REVISIONES ALEATORIAS.

Se introduce a la siguiente ruta:

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Facturacin

Se elige el tipo de documento:Taln en pesos

Taln en dlar

Reposicin en pesos

Reposicin en dolares

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Facturacin

Factura: Aplica para todos los talones de clientes de Ventanilla, Continuos y Convenio.

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Documento fiscal

Traslado: Aplica nicamente para clientes con convenio que requieren una factura maestra al final del mes (Esta opcin es previamente autorizada por el Corporativo)

El sistema te muestra la opcin de Camin completo, la cual debe ser activada solamente cuando se trate de este Servicio, es decir cuando se trata de Paquetera se captura la palabra NO

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Servicio de Completo

En caso que se trate de un Servicio de Camin Completo se captura la palabra SI y en el siguiente campo se habilita el tipo de Unidad que se ocupara para realizar el Viaje, ya sea Torton o Triler.

Se captura los datos del cliente:

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Servicio de Ocurre

Nota: Se selecciona 'Ocurre' si el cliente pasa a la oficina destino a recoger la mercanca.

Si el cliente quiere asegurar su mercanca, se introduce el valor de la mercanca del cliente en Valor declarado y el porcentaje de ese valor que pagar por seguro

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Servicio de Seguro

*NOTA IMPORTANTE: PARA LA MERCANCA QUE SE DOCUMENTE EN VENTANILLA, HACIA LAS FRONTERAS DE LA RECUBLICA SE DEBE EXIGIR AL CLIENTE:

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El porcentaje de seguro es del 1% sobre el VALOR DECLARADO para toda la Repblica Mexicana.

IDENTIFICACIN OFICIAL(IFE,PASAPORTE, LICENCIA, ETC.)

FACTURAS QUE AMPAREN LA MERCANCA.

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Polticas de Seguro de mercanca

Las mercancas que no pueden ser aseguradas y adems el flete debe ser documentado con las condiciones PAGADO-PAGADO ( excepto clientes con crdito o convenio ) son :

Producto qumicoMenajes (incluye muebles)PerecederosCristalesCermicas

Castores no asegura mercanca frgil que se pueda romper o daar fcilmente

El documentador puede asegurar importes hasta $300,000.00, y a partir de $300,001.00 hasta $500,000.00 debe ser autorizado por el gerente de trafico y en importes mayores a esta cantidad solamente pueden ser autorizados por TRAFICO NACIONAL.

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Formas de Pago

En la celda Condiciones de pago se introduce la forma en que ser pagado el total del servicio:

Pagado (lo paga dentro de las instalaciones)

Cobrar Origen (Si tiene cuenta de crdito)

Cobrar al Destinatario

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Mtodo de Pago

En la celda Mtodo de pago se introduce la forma en que ser pagada la factura al momento de documentar, si esta es diferente a la que marca el sistema:

Cheque

Transferencia Electrnica de Fondos

Deposito en Cuenta

Efectivo

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Remitente

En caso que la mercanca se recoja en un domicilio distinto al fiscal, se capturan los datos en el campo de Se recoger.

Si el cliente solicita los datos del domicilio donde se recoge la mercanca, en el campo de los datos fiscales, se oprime la tecla F6 y se le asigna el registro correspondiente, en caso de existir mas registros.

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Destinatario

En caso que la mercanca se entregue en un domicilio distinto al fiscal, se capturan los datos en el campo de Se entregara.

Si el cliente solicita los datos del domicilio donde se entregara la mercanca, en el campo de los datos fiscales, se oprime la tecla F6 y se le asigna el registro correspondiente, en caso de existir mas registros.

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Posteriormente, se capturarn la descripcin de la mercanca, dicha descripcin abarca:

Cantidad

Etiquetas

Empaque. (Caja, Reja de madera, etc.)

Que se dice que contiene

Peso Y/O Mts3.

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Se introducen los costos que aplican:

Flete: Costo por el traslado de mercanca de un punto a otro.

Seguro: Generado previamente (Valor declarado y % de seguro).

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Capufe: Costo de casetas por ruta especfica (solo si el cliente as lo requiere).

Recoleccin: Costo por recoger la mercanca al domicilio del cliente.

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