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  1. 1. EXCEL, LAHERRAMIENTADEL MUNDO LABORAL Aprenda Excel desde cero de una manera eficiente Ivn Pinar Domnguez, 2015 Reserv ados todos los derechos. No se permite la reproduccin total o parcial de esta obra, ni su incorporacin a un sistema inf ormtico, ni su transmisin en cualquier f orma o por cualquier medio (electrnico, mecnico, f otocopia, grabacin u otros) sin autorizacin prev ia y por escrito de Iv n Pinar Domnguez. La inf raccin de dichos derechos puede constituir un delito contra la propiedad intelectual. INDICE 2
  2. 2. I. INTRODUCCIN II. MANEJO BSICO Crear nuevo libro Compartir libro Formato Autoajuste de columnas III. TABLAS IV. GRFICOS V. ORDENACIN DE DATOS VI. TEXTO EN COLUMNAS VII. VALIDACIN DE DATOS VIII. QUITAR DUPLICADOS IX. USO DE FILTROS X. FILTROS AVANZADOS XI. TABLAS DINMICAS XII. GRFICOS DINMICOS XIII. FRMULAS EN EXCEL FUNCIONES MATEMTICAS Y TRIGONOMTRICAS FUNCIONES DE TEXTO FUNCIONES LGICAS FUNCIONES DE INFORMACIN Y BSQUEDA XIV. FORMATO CONDICIONAL XV. ORGANIZACIN DE VISTA DE TRABAJO XVI. GRABAR MACRO XVII. MANEJO EFICIENTE XVIII. RESUMEN FINAL 3
  3. 3. PRLOGO Tras el desembarco en el mundo laboral despus de realizar la correspondiente titulacin univ ersitaria, todos pensamos que manejaremos las mltiples herramientas sof tware que hemos ido utilizando en nuestra rama especf ica, sin embargo al poco tiempo te das cuenta de que esto no es ms que f ruto de nuestros deseos de amortizar el conocimiento adquirido durante esos aos de f ormacin y que la realidad es otra bastante dif erente, y a que la herramienta ms utilizada por el 90% de las personas una v ez consiguen un empleo son las Hojas de Clculo en sus mltiples v ariantes, aunque principalmente Excel y que es en la cual nos enf ocaremos en este libro, aunque el conocimiento que adquirir usted puede extrapolarse al resto de aplicaciones sof tware similares. Este libro est orientado a todos aquellos que deseen aprender a utilizar Excel ef icientemente y que tengan un mnimo conocimiento de of imtica. No son necesarios conocimientos prev ios con la herramienta y a que comenzaremos con una introduccin al manejo bsico aunque iremos prof undizando en cada uno de los aspectos de Excel como tablas simples y dinmicas, grf icos simples y dinmicos, f iltros sencillos y av anzados, f rmulas en Excel, f ormatos condicionales, grabacin de macros y las mltiples posibilidades que la herramienta nos brinda. Por tanto este libro tambin es muy recomendable para aqullas personas que tengo conocimiento prev io de Excel. Estoy conv encido de que al f inalizar la lectura se le abrir un gran 4
  4. 4. abanico de posibilidades para aplicar en su trabajo y en el da a da personal que le ay udarn a ser ms ef iciente. 5
  5. 5. I. INTRODUCCIN El objetiv o de este libro es proporcionar al lector el conocimiento necesario para manejar ef icientemente las herramientas de Hoja de Clculo. No es necesario conocimientos prev ios de la herramienta para poder seguir los pasos expuestos. La metodologa seguida en este libro trata de buscar un aprendizaje continuo y de dif icultad creciente conf orme se av anza en el mismo, comenzando desde el manejo ms bsico y genrico para cualquier aplicacin sof tware hasta la grabacin de macros para automatizacin de tareas con lenguaje VBA. Durante todo este recorrido se prof undizar en tablas, grf icos, f iltros, f ormatos, f rmulas propias de Excel, ordenacin de datos, f ormatos condicionales, organizacin de v istas y dems particularidades de gran utilidad. Los ejemplos mostrados son especf icos de Microsof t Excel extrapolables a cualquier otra herramienta de similares caractersticas. Le aconsejo que tras cada captulo practique con la herramienta para asentar el conocimiento adquirido. 6
  6. 6. II. MANEJO BSICO Comenzaremos con el manejo bsico de la herramienta como no poda ser de otra manera. Una v ez abramos la Hoja de Clculo, tenemos una serie de acciones bsicas que muy probablemente el lector hay a realizado en mltiples ocasiones: 7
  7. 7. Crear nuevo libro Tras abrir la aplicacin, podemos crear un nuevo libro seleccionando Archivo Nuevo libro_En las diferentes versiones de Excel vaa ligeramente la creacin de un nuevo libro pero que podr identificar fcilmente_ El nuevo libro creado de manera general contiene 3 pestaas presentando un aspecto como el siguiente: Al 10 1l 12 Peslaas dellibro J,_______~ 4 1 ojal 8 G
  8. 8. Guardar e indicamos el nombre y ruta donde guardarlo al igual que con cualquier otra aplicacin. Si lo desea, puede guardar el libro con contrasea de apertura y de escritura si una v ez se abre la v entana para guardar pulsa en Herramientas >> Opciones generales y selecciona la contrasea deseada. 14
  9. 9. Compartir libro Una opcin interesante si v arias personas v an a acceder al mismo libro Excel y queremos que todos puedan a la v ez editar el libro (muy til en cualquier empresa o grupo de trabajo) es la opcin de Compartir libro. Para ello pulsamos en el men superior en REVISAR >> Compartir libro. Se nos abrir un cuadro de dilogo donde tenemos que seleccionar la opcin que permite la modif icacin de v arios usuarios a la v ez: 15
  10. 10. nuev o que ha insertado sobrescribiendo lo anterior. Como consejo, la opcin de compartir libro requiere una coordinacin prev ia entre los usuarios para que cada uno sepa perf ectamente cual es lo que le compete modif icar. Tambin es til que antes de hacer modif icaciones guarde el f ichero y a que esto hace que automticamente se actualicen las celdas que el resto de usuarios hay an guardado en el documento hasta ese momento. 17
  11. 11. Formato Una v ez insertada la inf ormacin en bruto en cada una de las celdas (generalmente en celdas contiguas f ormando una estructura de tabla), para que la inf ormacin sea ms legible y v isualmente ms agradable debemos dar f ormato a nuestros datos. Este paso es similar para las mltiples herramientas sof tware, entre las opciones de f ormato podemos seleccionar las siguientes (estas opciones se encuentran en la pestaa Inicio de Excel): 1. Fuente: Seleccionamos las celdas a las que aplicar el f ormato (click izquierdo del ratn y sin soltar arrastramos sobre las celdas de inters, si queremos seleccionar celdas salteadas mantenemos pulsado la tecla CTRL y pinchamos en las dif erentes celdas). A continuacin seleccionamos entre las opciones que se nos presenta: i) Negrita/Cursiv a/Subray ado (1 en la imagen posterior) ii) Bordes (2 en la imagen posterior) iii) Color de relleno de celda y de f uente (3 en la imagen posterior) iv ) Tipo de letra (4 en la imagen posterior ) v ) Tamao de letra (5 en la imagen posterior) 18
  12. 12. III. TABLAS La mejor manera de estructurar la inf ormacin es mediante tablas, es uno de los puntos f uertes de las aplicaciones de Hojas de Clculo como por ejemplo Excel. Usted puede representar los datos en f ilas y columnas contiguas con los datos en bruto y aplicar el f ormato correspondiente manualmente que se ha v isto anteriormente. Sin embargo, hay una caracterstica importante una v ez tenemos los datos en bruto y es la opcin de Insertar >> Tabla en Excel, a partir de la cual se puede dar un f ormato predef inido y podemos ref erenciar la tabla completa con un nombre concreto, lo que ser til de cara a operar con los datos como v eremos posteriormente en el captulo Frmulas en Excel. La mejor manera de aclarar el concepto es mediante un ejemplo, supongamos que tenemos los siguientes datos en bruto: 25
  13. 13. de los datos en bruto que le abrir un gran abanico de posibilidades. 31
  14. 14. concretos de nuestro da a da. Con este ejemplo se f inaliza el captulo de grf icos, inv ito al lector a que practique con los mltiples tipos de grf ico para que sepa en cada momento el que mejor representa la inf ormacin que desea transmitir. 47
  15. 15. V. ORDENACIN DE DATOS Es habitual tener grandes cantidades de datos sin ordenar o bien ordenados conf orme un criterio que no es el deseado. En Excel hay una opcin muy til para ordenar los datos segn los campos que ms nos conv engan y por niv eles. Lo v eremos con un ejemplo, imaginemos que tenemos los siguientes datos de alumnos de primaria: 48
  16. 16. VI. TEXTO EN COLUMNAS En este apartado analizaremos la caracterstica de Excel que permite separar la inf ormacin de una celda en columnas o bien los datos de una sola columna en v arias columnas. Es til cuando obtenemos la inf ormacin de una f uente en la que los datos no v ienen estructurados en f ilas y columnas como por ejemplo un archiv o de texto plano. Veamos el siguiente ejemplo donde analizaremos las dif erentes posibilidades, imaginemos que queremos ir de v iaje de Madrid a Pars y hemos encontrado los siguientes v uelos disponibles, descargando la inf ormacin de un portal de internet que nos da la inf ormacin en f ormato texto y que si lo abrimos con Excel contiene la siguiente estructura: 54
  17. 17. conseguir que la inf ormacin sea ms legible. Se v an a presentar las dif erentes maneras de realizarlo: Mtodo 1: Separacin en columnas de ancho fijo 1) Seleccionamos todas las celdas (o directamente toda la columna A) y pulsamos en Datos >> Texto en columnas. Se nos abrir la siguiente v entana donde seleccionaremos De ancho fijo: 56
  18. 18. Seleccionamos todas las celdas (o directamente toda la columna A) y pulsamos en Datos >> Texto en columnas >> Delimitados. Esta opcin nos permite elegir el carcter a partir del cual se div ide en columnas. 2) En nuestro caso, v emos que la inf ormacin v iene separada por el carcter ;, por tanto la opcin que debemos elegir para separar por columnas es la siguiente: 61
  19. 19. columnas, sino que es comn obtener por ejemplo el f ormato .csv (comma separated v alues) en el cual las columnas se separan por comas y las f ilas por saltos de lnea. 65
  20. 20. VII. VALIDACIN DE DATOS En ocasiones, podemos

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