activos fijos depreciacion y registro excel

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  1. 1. Captulo 6:Activos fijos. Depreciacin y registro enExcelActivos FijosPara el funcionamiento de toda entidad, necesitamos de Activos Fijos que son aquellosbienes que estn al servicio o para producir bienes de la empresa, es decir no estndestinados a la venta, tienen una duracin mayor a un ao y son fsicamente tangibles.Las principales cuentas que conforman este rubro son:Terrenos, Edificios, Vehculos, Plantaciones Forestales, Maquinarias y Equipos,Instalaciones, Muebles y Enseres Activos en Trnsito Equipos de Computacin y SoftwareOtros Activos Fijos (Activos Fijos en Leasing), Depreciacin acumuladaEs necesario anotar que dependiendo de la actividad a la que se dedique la empresa,algunos de estos activos no podran considerarse como fijos. Por ejemplo si se trata de unaempresa inmobiliaria, el giro del negocio es comprar y vender bienes races como terrenos,edificios, casas, etc. En este caso estos bienes deben considerarse como inventario, dentrodel activo corriente como normalmente se hace con una mercadera, ya que estos bienes siestn destinados para la venta.En otro ejemplo podemos anotar, empresas que se dedican a la compra y venta devehculos, estos bienes deben ser considerados como mercadera mas no como activo fijo.Existen tambin casos en los que se trata de empresas que ofrecen cursos de conduccin, eneste caso los vehculos son considerados como parte del activo fijo pero con el nombre deMaquinaria y Equipo, mas no como Vehculos en s, igualmente sucede con las empresasareas, donde los aviones, son considerados como Equipo de operacin.Valor NominalSe considera valor nominal el precio que la empresa pag por el bien, si se trata de un bienimportado es necesario sumar todos los costos, aranceles, impuestos, transporte y demsrubros hasta cuando el bien haya sido incorporado para su propsito de uso en la entidad.Vida tilLa vida til de un activo fijo es definida como la extensin del servicio que la empresaespera obtener del activo. La vida til puede ser expresada en aos, unidades deproduccin, kilmetros, horas, o cualquier otra medida. Por ejemplo, para un inmueble, su
  2. 2. vida til suele estimarse en aos; para un vehculo, en kilmetros o millas; para unamquina, de acuerdo con las unidades de produccin; para las turbinas de un avin, lashoras de vuelo.Valor ResidualEs el valor del activo fijo, despus que ha cumplido su ciclo o su vida til en favor de laentidad, tambin se lo denomina valor de rescate.DepreciacinLa depreciacin es definida como el proceso de asignar a gastos el costo de un activo fijoen el perodo en el cual se estima que se utilizar. Muchas veces el concepto de ladepreciacin trae a confusiones y es necesario tener muy claro lo siguiente:1. La depreciacin no es un proceso de valuacin por el que se asigna a gastos el costo delactivo de acuerdo con autovalos realizados al fin de cada perodo. La depreciacin es unaasignacin del costo del activo a gastos de acuerdo con su costo original.2. Un activo totalmente depreciado solamente significa que ha alcanzado el final de su vidatil estimada, es decir, que no registra ms depreciacin para el activo. Esto no quiere decirque el activo sea desechado o que ya no se use; la mayora de veces, las empresas continanutilizando los activos totalmente depreciados.3. La depreciacin no significa que el negocio aparte efectivo para reemplazar los activoscuando lleguen a ser totalmente depreciados. La depreciacin es simplemente parte delcosto del activo que es enviado a gastos y no significa efectivo.4. La depreciacin no implica un movimiento de efectivo pero s afecta el efectivo de unnegocio en el sentido de que constituye un gasto deducible para fines impositivos. Por lotanto, la depreciacin afecta el nivel de utilidades y el pago de impuestos. A un mayor nivelde depreciacin, las utilidades son menores, y los impuestos correspondientes, tambin sonmenores.Existen activos fijos como los terrenos que no estn sujetos a depreciacin, muy por elcontrario, estos se revalan con el paso del tiempo o por obras de infraestructura querealizan los municipios.Registro en ExcelPara ejemplificar el control de las depreciaciones de los activos fijos vamos a observar elsiguiente registro:
  3. 3. Segn podemos observar en este cuadro de Excel, existen varias cifras y datos quevamos a explicar de inmediato:En la columna A registramos la FECHA DE COMPRA, encontramos tres fechas en lascuales hemos realizado compras de activos fijos, estas son: 15/05/2009, 01/06/2009 y18/07/2009. La columna B la utilizamos para la DESCRIPCIN DEL ACTIVO, norequiere mayor explicacin; en la columna C, hacemos constar el COSTO DEADQUISICIN, segn la factura de compra, en la columna D, registramos laDEPRECIACIN ACUMULADA, estos valores se originan por la suma de las columnasde la G a la K, por ejemplo en la celda D7, tenemos registrada la frmula:=SUMA(G7:K7), conforme sigamos aumentando columnas a la derecha, ser necesariotambin aumentar el rango para la suma.En la columna E, tenemos VALOR EN LIBROS, estos valores surgen como resultado de ladiferencia entre COSTO DE ADQUISICIN menos DEPRECIACIN ACUMULADA, lafrmula para la celda E7 es =C7-D7, las frmulas registradas en las celdas D7 y E7 debencopiarse para el resto de filas donde se encuentren otros activos del mismo grupo, comoobservamos en el cuadro, despus de cada grupo destinamos una fila para totalizar losvalores. En la columna F, tenemos registrado el porcentaje de depreciacin, como vemos,este cambia de acuerdo al tipo de activo fijo que vayamos a depreciar.A partir de la columna G, registramos las depreciaciones mes a mes, en el caso del ejerciciopropuesto desde el mes de mayo en adelante. En la celda G7 se encuentra registrado concolor azul el valor de 3,33, como resultado de aplicar la siguiente frmula para ladepreciacin de mayo: =C7*$F$6%/360*($G$4-A7), esto quiere decir que el valor de 750de la celda C7, multiplicamos por 10%, esto da como resultado 75 que viene a ser el valorde la depreciacin anual de este activo, dividimos para 360 para obtener el valor de ladepreciacin diaria y multiplicamos por los 16 das que es la diferencia entre la fecharegistrada en G4 menos A7, en la frmula utilizamos el signo $ antes y despus de la letra Fy G para que los datos de las celdas F6 y G4 se mantengan fijos cuando copiemos lafrmula para las otras filas. Utilizamos el color azul para distinguir estos valores inicialesde la depreciacin que corresponden a los das desde que compramos el activo hasta el finaldel primer mes.Para los meses siguientes, la frmula a aplicar en el caso del primer activo fijo registrado es=C7*$F$6%/360*30, notamos una variante al terminar la frmula con respecto a la otraregistrada para los das del primer mes, como vemos al final se multiplica por 30 quecorresponde a un mes completo. Si bien la cantidad de das entre mes y mes vara entre 30y 31 (con excepcin de febrero), preferimos utilizar 30 das para todos los meses, esa es larazn del porqu tambin utilizamos 360 (12 meses por 30 das de cada mes), paradeterminar la depreciacin diaria.El hecho de que registremos la fecha final de cada mes, a partir de la celda G4, es porquesirve para determinar con mayor precisin los valores de la depreciacin de los primerosdas. Conforme se adquieran mas activos fijos, se debern ubicar dentro de su respectivogrupo, por tanto se insertarn y se incrementaran filas; tambin conforme avance el tiempo
  4. 4. se registrarn los meses respectivos, por tanto se incrementarn los registros de mayornmero de columnas hacia la derecha.En la fila 30 podemos observar el TOTAL ACTIVOS FIJOS, con los valores actualizadosen las columnas C, D y E, esto sirve para ir controlando el registro de los activos fijos conlos valores que se deben reflejar en el Balance General. A partir de la columna G, se debentomar los valores calculados para registrar en la Contabilidad de la empresa, la depreciacinmensual como lo observamos en el siguiente asiento del 31 de mayo de 2009:
  5. 5. Captulo 7:Activos diferidos y amortizacinActivos DiferidosLos Activos Diferidos son aquellos gastos pagados por anticipado y que no son susceptiblesde ser recuperados, por la empresa, en ningn momento. Se deben amortizar durante elperodo en que se reciben los servicios o se causen los costos o gastos. Tienen, pues, adiferencia de los gastos pagados por anticipado, propiamente dichos, naturaleza de partidasno monetarias siendo, en consecuencia, susceptibles de ser ajustados por inflacin,inclusive en lo que se refiere a su amortizacin. En este grupo, se clasifican los siguientesconceptos, entre otros :- Los costos y gastos en que se incurre, durante las etapas de organizacin, exploracin,construccin, instalacin, montaje y puesta en marcha.- Los costos y gastos ocasionados en la investigacin y desarrollo de estudios yproyectos.- Las mejoras a propiedades tomadas en arrendamiento. Los tiles y papelera.- El impuesto de renta diferido, ocasionado por las diferencias temporales entre la utilidadcomercial y la renta lquida fiscal, en virtud de la no deducibilidad de algunos gastoscontables, tales como provisiones por cartera en exceso de los limites establecidos por lalegislacin fiscal, proteccin de inversiones, bienes recibidos en pago, causacin delimpuesto de industria y comercio y gastos estimados para atender contingencias.Sobre este punto, tal parece que - en la prctica - no debera existir impuesto de rentadiferido de naturaleza activa, por cuanto los ejemplos sealados en el Plan nico deCuentas, y transcritos aqu literalmente, son diferencias de carcter permanente y notemporal pues, de una parte, si un gasto es no deducible en un ao, mal podra solicitarse enperodos posteriores como ocurre en los excesos de provisiones o en los gastos estimadospara posibles contingencias.- Publicidad, propaganda y promocin.- Contribuciones y afiliaciones, diferentes a suscripciones en publicaciones peridicaspues estas ltimas debern clasificarse como gastos pagados por anticipado, es decir, comopartidas m