Universidad Nacional del Altiplano

CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

ABASTECIMIENTO – ALMACÉNABASTECIMIENTO – ALMACÉNEDIFICIO ADMINISTRATIVO UNA- PUNOEDIFICIO ADMINISTRATIVO UNA- PUNO

FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES Y ADMINISTRATIVAS

Escuela Profesional de Ciencias Contables

ALUMNOS:

•Chipana Tapia Karolay Rayssa

•Huancalaqui Ccama Mariluz

•Pacori Mamani Fiorela Pamela

•Sardón Peralta Oscar

ALMACEN

Origen Etimológico del Árabe AL-MAKZEN que quiere decir “tesoro”. Es un área física selección bajo criterios y técnicas adecuadas; que van a emplearse para la producción de servicios o de bienes económicos. Las actividades que en el se realizan esencialmente son las que corresponden a los procesos técnicos.

Según el Manual de Administración de Almacenes para el Sector Público define al

almacén como:

•  Una área física seleccionada bajo criterios y técnicas adecuadas, destinadas a la custodia y conservación de los bienes económicos.

• Las actividades que en él se realizan esencialmente son las que correspondan a los procesos técnicos de abastecimiento de nominados Almacenamiento y Distribución.

RESPONSABILIDAD DEL JEFE DE ALMACEN

PROCESO DE ALMACENAMIENTO

PROCESO DE ALMACENAMIENTO

DOCUMENTACION

Es el documento oficial que acredita el ingreso material y real de un bien o elemento al almacén de la entidad constituyéndose así en el soporte para legalizar los registros en almacén y efectuar los asientos en contabilidad.

CARACTERÍSTICAS

Por medio de este sistema la empresa conoce el valor de la mercancía en existencia en cualquier momento, sin necesidad de realizar un conteo físico.

PROCEDIMIENTO DE RECEPCION

El proveedor presenta al Almacén los materiales solicitados por la institución en la Orden de Compra respectiva, adjuntando la Guía de Remisión (Original, copia SUNAT y copia de transportista).

El encargado del almacén a la presencia del proveedor, retira de su archivo de “Órdenes de compra pendientes de atención” la Orden de Compra correspondiente y procede a efectuar la recepción documentaria del bien, comparando el contenido de la Orden de Compra con la Guía de Remisión del proveedor.

Se procede con la recepción física del bien mediante la verificación y control cualitativo y cuantitativo del material, teniendo en cuenta las especificaciones técnicas e información consignada en la Orden de compra y Guía de Remisión.

Requiere la presencia del usuario solicitante del material para que dé conformidad a los productos adquiridos.

¿ES CONFORME EL MATERIAL? NO ES CONFORME, no se recibe el material y solicita regulación. (vuelve AL PASO N° 1) SI ES CONFORME, recibe el material, sella y firma la guía de remisión del proveedor, en

señal de conformidad. Emite Nota de ingreso, consignando el código de ubicación correspondiente, haciéndola

visar por el usuario en señal de conformidad y refrendado por el área de logística. 

Efectúa la distribución de los documentos de la siguiente manera:

 Guía de Remisión (del Proveedor)

o - Original - Al proveedor o - Copia SUNAT - Al proveedor o - Copia Transportista - Almacén

Nota de Ingreso o - Original – Contabilidado - Copia 1 - Proveedor o - Copia 2 – Logísticao - Copia 3 - Archivo Almacén con Orden de

Compra

DISTRIBUCIÓN DE LOS DOCUMENTOS

NOTA DE SALIDA DEL ALMACEN

Es una orden, que emite el vendedor, cuando una persona compra un producto, una vez que la persona ha cancelado, el vendedor, emite una nota de despacho o salida de mercancías, ordenando al almacén entregar el producto solicitado al cliente.

Esta nota sirve para el control interno de la empresa y para sus registros de inventario y contables.

PROCEDIMIENTO DE DISTRIBUCIÓN / DESPACHO DE MATERIALES El usuario procede a elaborar su Nota de Consumo, mediante el Sistema de Administración y Finanzas (SAF), seleccionando las opciones de usuario y registrando la información correspondiente. El Funcionario encargado de la autorización de la Nota de Consumo ingresa al SAF, y de acuerdo el nivel de autorizaciones establecido en el “Cuadro de Autorizaciones para Operaciones Internas” vigente en la Empresa, procede a autorizar la Nota de Consumo pudiendo validar o modificar las cantidades solicitadas e incluso anular parcial o totalmente la Nota de Consumo. El usuario solicitante, una vez aprobada su Nota de Consumo, procede a recoger el material solicitado del almacén, indicando el número de la Nota de Consumo. El Almacenero a través del sistema automatizado ubicará la Nota de Consumo aprobada, y procederá a despacharla de acuerdo al stock existente, verificando previamente la ubicación de los bienes solicitados. El Almacenero registra la información y procede a elaborar la Nota de Salida / Orden de Entrega (original y 2 copias), la hace firmar por el usuario en señal de conformidad de recepción de los materiales entregados, actualiza el Kárdex Físico y procede a distribuir la Nota de Salida / Orden de Entrega.

DISTRIBUCIÓN DE LOS DOCUMENTOS

- Original: Contabilidad - Copia 1: Almacén - Copia 2: Usuario (Almacén de destino en casos de transferencias).

PECOSA

KARDEX

BINCARD• TARJETA DE CONTROL VISIBLE DE ALMACEN

• Finalidad : Controlar en unidades físicas el movimiento y salida de cada bien almacenado. Es de uso exclusivo del almacenero y permanece junto al grupo de bienes en ella registrado.

• Encabezamiento: - Nombre del formulario: Control Visible de Almacén.

• Nombre de tarjeta: Se numera correlativamente las tarjetas empleadas en el registro de un mismo tipo de bien.

• Artículo: Denominación y características del bien almacenado (una tarjeta para cada tipo de bien).

• Código: Según Catálogo Nacional.

• Unidad de Medida: Término usado para contar, medir o pesar los bienes almacenados. – Cuerpo: Columna 1

• Fecha: La correspondiente al día, mes y año del movimiento.

• Columna 2 – Comprobante: Denominación y número del documento fuente que da origen al movimiento.

• Columna 3 - Movimiento (unidades físicas) dividida en tres (3) sub-columnas: 3A – Entrada: Cantidad de bienes ingresados. 3A – Salida - Cantidad de bienes egresados. 3C – Saldo - Diferencia de las sub-columnas (3A y (3B).

PROCEDIMIENTO

INVENTARIO FISICO DE ALMACEN

SOBRANTES DE INVENTARIO

Si en el proceso de verificación se establece bienes sobrantes se procederá en la forma siguiente:

- Documentos – fuente no registrados en la Tarjeta de Existencias Valoradas de Almacén..

- Bienes entregados en menor cantidad a la autorizada en el respectivo Pedido Comprobante de Salida.

- Entrega de un bien similar en lugar del que figura como sobrante.

REPOSICION DE STOCK

REGISTRO Y CONTROL DE EXISTENCIAS

LOS DOCUMENTOS FUENTES

1. ORDEN DE COMPRA

2. NOTA DE ENTRADA A ALMACENSe utiliza para informar sobre los ingresos de bienes al

almacén por conceptos distintos a la adquisición con orden de compra.

3. PEDIDO COMPROBANTE DE SALIDA Es con el que se efectúa el pedido en el cual

se autoriza y registra la salida de bienes del almacén.

VALORIZACION DE LAS EXISTENCIAS FISICAS DE ALMACEN

• Gracias por su atención…