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Importacin de Cuentas y Plizas a Contafiscal

Empezaremos por definir el proceso que se realizara para iniciar con el manejo del

sistema de Contafiscal 2000 ya que los archivos requeridos deben de contar con una

estructura e informacin especifica para el correcto proceso.

Los archivos que acepta el sistema para la importacin son especficamente del tipo

de extensin CSV separado por comillas y TXT, ser muy importante que su programa

donde maneja su contabilidad tenga la capacidad de exportar informacin a EXEL

o dicho en otras palabras que se pueda visualizar en la aplicacin mencionada.

En caso contrario, a continuacin se describir el proceso y estructura para la

generacin de los archivos necesarios de manera manual para el proceso de

importacin de su informacin y as poder generar los archivos requeridos por el SAT,

siendo estos el XML del catalogo de cuentas, XML de sus plizas y el XML de la

Balanza.

Es importante realizar la creacin de la empresa, a continuacin se describe el

proceso:

Nos dirigimos a la ruta Men ArchivoNueva empresa y nos mostrara la pantalla

para iniciar a llenar los campos necesarios.

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Los campos principales a llenar son Directorio de datos, Razn Social, Direccin, RFC

y Fecha de Constitucin.

A continuacin seleccionamos la pestaa de Cuentasdonde elegiremos la opcincorrecta de acuerdo a la estructura de las cuentas que crearemos o importaremos

de acuerdo al manejo de sus cuentas.

En el sistema de Contafiscal se cuenta con tres opciones para el alta del catalogode cuentas:

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La primera opcin es Usar el predefinido

del sistema. En esta opcin las amplitudes

de los niveles se ponen por default en 4 es

decir que sus cuentas contaran con una

estructura 0000-0000-0000-0000, que en

este caso se utilizaran 16 de los 20

caracteres permitido en las cuentas.

Aqu se muestra un ejemplo de

la estructura de la cuentas conla opcin Usar el predefinido

del sistema y un reporte que

exporta el sistema de

Contafiscal a EXEL.

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NOTA: Si el catalogo de cuentas predefinido por el sistema no se adecua a la

estructura de sus cuentas puede ser estructurado mediante una modificacin

especial, realizada por nuestro departamento de desarrollo, con un cargo, este

basado en la complejidad de la solicitud de la modificacin.

La segunda opcin Importar de otra

empresa, esta se habilita cuando ya se

tiene una empresa creada en el sistema

de Contafiscal y as se tomara la

estructura y amplitud de las cuentas que

se tengan en dicha empresa.

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Hasta aqu finaliza el proceso de la creacin de la empresa.

NOTA:Para mayor referencia del alta la empresa se puede apoyar con laGua 254

La tercera opcin Creacin

Manualnos permite modificar la

amplitud por nivel la cual va de 1

hasta 9 caracteres, usted definir

la estructura en cuanto al

nmero de niveles y de dgitos

para cada nivel, sin exceder de

20 caracteres en su totalidad y

esto ser de acuerdo a su

criterio.

http://www.control2000.com.mx/soporte/ga.php?nmr=000254http://www.control2000.com.mx/soporte/ga.php?nmr=000254http://www.control2000.com.mx/soporte/ga.php?nmr=000254http://www.control2000.com.mx/soporte/ga.php?nmr=000254

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Importacin de Cuentas

El sistema ofrece dos alternativas para la importacin de informacin con archivos

extensin CSV o TXT.

La primera es desde el men herramientaImportacin cuentas / pliza ASCII

La segunda es desde el men movimientos utileras importacin utilizando un

layout.

Tomando en cuenta que es mandatorio que sus cuentas en cada nivel cuenten conun carcter diferente de cero ya que en caso contrario el sistema lo tomara como

vaco, impidiendo la continuacin del proceso de importacin.

Correcto: 5101-0001-0001-0001

Incorrecto: 5101-0000-0001-0001

Las cuentas pueden contar hasta con 6 niveles tomando en cuenta el lmite de 20

caracteres en total para la estructura de la cuenta.

Primera opcin Men Herramienta Importacin cuentas / pliza ASCII

Para este proceso en la creacin de su empresa se tomara en cuenta desde los

parmetros de empresa la opcin Creacin Manual donde usted definir la

estructura de las cuentas y la amplitud de cada uno de los niveles que en este

ejemplo mantendremos en 4.

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A continuacin crearemos nuestro archivo en EXEL para proceder con la importacin

de nuestro catlogo de cuentas el cual debe de tener la estructura siguiente:

Una columna para el nmero de la cuenta y otra para la descripcin de las cuentas,

una vez estructurado este documento como se indica, ser necesario guardarlo

como archivo CSV separado por comas.

IMPORTANTE!!Se recomienda dar de alta una Cuenta de Diferencias por si existieran

plizas descuadradas al momento del proceso de importacin de plizas.

Listo nuestro archivo nos dirigimos al sistema Contafiscal y daremos click en el menHerramientas y en la opcin Importar Cuentas y Plizas ASCII.

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Dando click en el botn archivo buscaremos la ruta donde guardamos eldocumento CSV de cuentas.

Una vez seleccionado daremos click en leer archivo y desplegara la informacin que

dimos de alta en el documento.

Ya visualizada la informacin daremos una configuracin como se muestra en la

siguiente pantalla para que el archivo pueda ser cargado.

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En la pestaa Separador de: seleccionaremos COMA, en Separador de Texto:

seleccionaremos comillas , en Tabla a Importar: seleccionaremos Cuentas ya que es

la informacion que se exportara.

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Una vez dados estos parametros indicaremos la estructura de la informacion:

Seleccionaremos la primera celda con el nmero de cuenta daremos click en

Nombre del Campo: y elegiremos como nombre de la columna Cuenta y despus

nos colocamos en la segunda celda que tiene la descripcin y en Nombre del

Campo: elegimos Descripcin y para finalizar daremos click en el botn

,durante la importacion el programa nos pedira que indiquemos la naturaleza y rubro

de cada una de las cuentas.

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Una vez que termina el proceso de importacin nos arroja la siguiente ventana y solo

restara con dar click en paloma Verde para finalizar la exportacin de cuentas, por

ltimo el sistema realizara una verificacin de saldos y concluir el proceso.

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Importacin de Plizas

La estructura del documento de plizas es la siguiente:

Fecha= la fecha como se ve debe tener el formato 2/2/4 y separado por slash (/).

Tipo de Poliza= Diario 001, Ingresos 002, Egresos 003

NOTA: El sistema cuenta por default con 3 Tipos de Plizas Diario, Egresos, Ingresos,

pero es posible dar de alta otros tipos adicionales si as lo requiere. Este proceso ser

necesario realizarlo antes de realizar el proceso de importacin de las plizas en laruta MenCatlogosTipos de pliza y botn Alta.

Naturaleza: Identificar si el movimiento es un cargo o un abono.

Imp. Cargos / Abonos= Importe del movimiento.

Descripcion = Referente a la descripcion del movimiento.

Identificador= este es un dato muy importante ya que con el identificador sabra el

sistema que parta del archivo es si encabezado de las polizas y que parte el partidas.

0 (cero) encabezados de pliza

1 (uno) partidas.

Una vez generado el archivo en EXEL y guardado en extensin CSV separado por

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comillas nos dirigimos al sistema de Contafiscal y vamos al men Herramientas y

damos click en Importar Cuentas y Plizas ASCIIpara que nos aparezca la siguiente

pantalla.

Buscaremos y cargaremos el archivo de EXEL para nuestras plizas y leeremos el

archivo para que nos muestre la informacin como se indica a continuacin.

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Daremos la siguiente configuracin al documento dando click en la pestaa

Separador de:y seleccionando Coma, en Separador de Texto:, marcaremos el BOXPrimer rengln es el nombre de los campos y en Tabla a Importar: seleccionamos

Plizas / Partidas.

Nos colocaremos en la ltima celda y nos dirigimos a la pestaa Nombre del campo:

y seleccionamos Identificacin Plizas / Partidas, al dar click nos aparecer la

siguiente pantalla para seleccionar los identificadores.

En Identificador de Plizas

colocaremos 0 y enIdentificador de Partidas 1 y

daremos click en paloma

Verde y posterior en

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En esta ventana configuraremos el documento de acuerdo al orden de la

informacin:

Nos colocaremos en cada una de las celdas y nombraremos cada una de las

columnas del primer bloque como se indica:

1 Fecha

2 Tipo de Poliza

3 No. De Poliza

4 a 6 No se utilizan

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7 Descripcion

8 No se utiliza

El segundo bloque:

1 Fecha

2 Tipo de Poliza

3 No. de Poliza

4 Cuenta

5 Naturaleza

6 Imp. Cargos / Abonos

7 Descripcion

8 No se utiliza.

Una vez configuradas las columnas damos click en para que nos muestre la

siguiente pantalla:

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Aqu configuraremos las opciones Tipos de pliza colocando para DIARIOel nmero

1, para INGRESOSnmero 2 y EGRESOSel nmero 3. Formato de fecha Da / Mes /

Ao

NOTA: el nombre que le ponga en la platilla de EXEL en el campo NATURALEZA

deber de ser el mismo que coloque al momento de importar al Contafiscal en los

espacios de Naturaleza en Identificador de Cargos e Identificador de Abonos.

En esta pantalla de igual manera nos permite guardar la plantilla que acabamos de

configurar dando click en el botn Salva Plantilla.

Una vez dando click en Salvar pantalla nos enviara a la ventana donde asignaremos

un nombre a dicha plantilla. Esta podremos utilizarla en importaciones posteriores

para plizas que ocupen la misma estructura a la que hayamos definido.

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Una vez asignado el nombre damos click en paloma verde y continuamos con el

proceso de importacin.

Finalizamos dando click en el botn y nos mostrara la siguiente pantalla y se

dara por finalizado la importacion de Polizas con una verificacion de saldos.

NOTA:Para mayor referenciaGua 281

NOTA: El sistema nicamente realiza la importacin de datos de una pliza y no

realiza el proceso de importacin de XML, a razn que el proceso de carga de XML

deber de ser manualmente con el sistema de Admin CFDI y Contafiscal.

http://www.control2000.com.mx/soporte/ga.php?nmr=000281http://www.control2000.com.mx/soporte/ga.php?nmr=000281http://www.control2000.com.mx/soporte/ga.php?nmr=000281http://www.control2000.com.mx/soporte/ga.php?nmr=000281

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Segunda opcin men movimientos utileras importacin utilizando un layout.

Layout

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NOTA:Colocar los datos indicados en cada una de las posiciones manifestadas en el

LAYOUT (el block de notas manifiesta del lado inferior derecho la posicin de cada

unos de los caracteres por eso la captura se realiza en dicha aplicacin).

A continuacin se explicara el formato y datos principales que se requiere para

generar el archivo en formato TXT para la importacin de plizas, este archivo se

realiza en un archivo de Block de Notas con Fuente Consola Normal, ya que nos

permite visualizar la posicin del carcter as como una escritura lineal y continua sin

cambio de rengln, es necesario seguir la estructura y especificaciones de posicin

de cada uno de los campos que se indican en el layout que se visualiza.

Empezaremos con la estructura del Encabezadoel cual se estructurara en la primeralnea, para el cual se utilizan las Claves manifestadas en el LayoutClv : 1, 2, 3, 4, 6, 8,

9, 10 (este corresponde al importe total de la pliza), 12 y 19.

El encabezado quedara estructurado de la siguiente manera como se enmarca

(tomar en cuenta que el texto est dividido en dos partes ya que es muy extenso

para mostrarse junto, pero la escritura es lineal, es decir en renglones completos):

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Ahora estructuraremos las Partidas de la Poliza (renglon por Partida) las cuales se

redactaran en las lineas subsecuentes al encabezado, donde utilizamos de igual

manera Claves que conformaron el encabezado y agregando las Claves requeridas

para las partidas. LayoutClv parte del encabezado 1, 2, 3, 4, 6 y agregando las Clv

7, 8, 9, 10, 12, 17, 18, 26, 29, 30, 31, 33 que en conjunto integran las partidas.

NOTA:para el dato de la fecha en Partida de las Polizas tomaremos la Clv 26, no la

Clv 19.

Quedando estructurado de la siguiente manera:

Una vez terminado el documento lo guardaremos con extensin TXT para as

proceder con el proceso de importacin.

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Nuestro archivo ya listo con las especificaciones del layout y ya importado al sistema

de Contafiscal tiene la estructura como a continuacin se muestra:

Vamos a nuestro sistema de Contafiscal y con la empresa abierta, nos dirigimos a la

ruta Men Movimientos Utileras Importacin y nos aparecer la siguiente

ventana:

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En el campo Directorio Origen: seleccionaremos la ruta donde guardamos nuestro

archivo de polizas con extencion TXT, en Nombre de Archivo: escribiremos el nombre

que le indicamos, en este caso Polizas.TXT, los demas campos los mantendremos sin

afectar y procederemos a dar click en paloma verde para que inicie la importacion.

Cuando finalice el proceso nos arrojara el siguiente mensaje y nos indicara que fue

exitosa la importacin de nuestras plizas.