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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS BODEGA

DIRECCIN GENERAL DE PLANIFICACION Y DESARROLLO DIRECCIN DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL

Managua, Nicaragua Septiembre, 2006

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE BODEGA

INDICEI. II. INTRODUCCIN __________________________________________________________1 NORMAS GENERALES Y ESPECFICAS _____________________________________2 2.1. NORMAS GENERALES ________________________________________________2 2.2 NORMAS ESPECFICAS ________________________________________________2 RECEPCIN DE BIENES ___________________________________________________2 ALMACENAMIENTO _______________________________________________________4 DESPACHO ______________________________________________________________4 TOMA DE INVENTARIO ____________________________________________________5 BAJA DE INVENTARIO _____________________________________________________7 III. PROCEDIMIENTOS DE BODEGA __________________________________________8 3.1. RECEPCION DE BIENES _______________________________________________8 3.2. ALMACENAMIENTO __________________________________________________10 3.3. DESPACHO _________________________________________________________11 3.4. TOMA DE INVENTARIO ________________________________________________12 3.5. BAJAS DE INVENTARIO _______________________________________________13 IV. FORMAS E INSTRUCTIVOS DE BODEGA___________________________________15 SOLICITUD DE PEDIDO___________________________________________________16 ENTRADAS A BODEGA ___________________________________________________19 SALIDA DE BODEGA _____________________________________________________22 BOLETA DE INVENTARIO FISICO___________________________________________24

DIRECCIN GENERAL DE PLANIFICACIN Y DESARROLLO

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE BODEGA

I.

INTRODUCCIN

El Instituto Nacional Tecnolgico INATEC, para fortalecer la gestin administrativa y agilizar los procesos de trabajo, ha adecuado los Manuales de Normas y Procedimientos, acordes a la nueva estructura administrativa. Con base en lo anterior, la Direccin de Desarrollo Organizacional, ha procedido a realizar el Manual de Normas y Procedimientos de Bodega, con los aportes, sugerencias y experiencias del personal que labora en la Unidad de Bodega. Estas acciones estn destinadas a mejorar los servicios y la calidad que se requiere para la ejecucin de los procesos dentro de la Unidad de Bodega. Los objetivos del presente Manual de Normas y Procedimientos de Bodega son garantizar la aplicacin de las Normas Tcnicas de Control Interno orientadas por la Contralora General de la Republica y los procedimientos administrativos que regulen las acciones sobre los bienes de Bodega, as como regular las acciones sobre requerimientos de artculos, despacho, recepcin, almacenamiento y toma de inventario fsico. El presente Manual, ha sido diseado con el fin de que los funcionarios y trabajadores involucrados en los procesos, dispongan de las herramientas tcnicas y metodolgicas para utilizarlas debidamente en su diario laborar y obtener los mejores resultados. El Manual est estructurado en tres (3) secciones o apartados. En la primera se presentan las Normas Generales y Especificas, que regulan los procesos de Bodega, en la segunda se describen los Procedimientos que guiarn los mtodos de trabajo y en la tercera seccin se renen las Formas a utilizar en los procesos. Es responsabilidad de la Direccin Administrativa y del Departamento de Servicios Generales garantizar la correcta implementacin de las Normas, Procedimientos y Formas establecidas en el presente Manual, el cual adems contar con el asesoramiento y asistencia tcnica de la Direccin de Desarrollo Organizacional.

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE BODEGA

II.

NORMAS GENERALES Y ESPECFICAS

2.1. NORMAS GENERALES 1. Establecer las Normas y Procedimientos que aseguren el adecuado registro, almacenamiento, entrega y otros movimientos del Inventario. De su conservacin, seguridad, manejo y control. Efectuar controles internos que verifiquen las existencias fsicas de los bienes almacenados, garantizando la toma fsica de los inventarios. Establecer mecanismos para determinar y asegurar niveles mnimos de existencias.

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2.2 NORMAS ESPECFICAS Recepcin de Bienes 1. Las funciones de recepcin, almacenamiento, despacho, registro, deben ordenarse internamente de tal manera que al desarrollo de las actividades sean fluidas, ordenadas, y registradas en el Sistema de Inventario de Bodega. El Responsable de Servicios Generales y el Coordinador de Bodega son las personas que deben asumir responsabilidad y la obligacin de cumplir y hacer cumplir las Normas y Procedimientos de Bodega. La Direccin Administrativa debe enviar al Departamento de Servicios Generales una copia de la orden de compra sea la solicitud de compra del Nivel Central de los Centros de Formacin Profesional, El Responsable de Servicios Generales deber efectuar control interno sobre las adquisiciones antes de darle entrada a Bodega. Con excepcin de los productos que se entregan directamente a los Centros de Formacin Profesional. El oferente al proceder a la entrega de materiales debe presentarse en el Departamento de Servicios Generales en el Centro de Formacin Profesional para que el Responsable de ese Departamento la persona designada en el Centro de Formacin Profesional para tal fin proceda a cotejar la factura de los productos a entregar contra la orden de compra. El Responsable de Servicios Generales la persona designada para ello, en los Centros de Formacin Profesional debe emitir solvencia para que la Bodega proceda a la recepcin de los materiales. Si lo facturado no est completo se indicar plazo de entrega en la solvencia.

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No se aceptar el pedido si al cotejar el Responsable de Servicios Generales, decide que el pedido est incompleto, es de baja calidad debe reportar el caso a Adquisiciones para su debido reclamo cancelacin del proceso. Notificando a la Direccin de Contrataciones del Estado. La Direccin de Adquisiciones debe tramitar con el oferente nota de crdito y descuento cuando este no hubiere cumplido con el tiempo estipulado en la solvencia. El Coordinador de la Unidad de Bodega deber recibir los productos una vez, que Servicios Generales le emita la solvencia al Proveedor indicando que la orden de compra coincide con la factura, que todo est correcto solvencia indicando plazo de entrega por productos faltantes conforme a la orden de compra.

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10. En Bodega deben recibir los productos con los documentos: ? Copia de orden de compra. ? ? Facturas del Proveedor en original cuando es compra al contado ? es compra al crdito. ? Solvencia. ? ? Detalle de la distribucin conforme a la solicitud de compra. ? y copia cuando

11. La Unidad de Bodega debe introducir los datos en el sistema para emitir y sellar la Entrada a Bodega. Bodega remite a la Direccin de Adquisiciones para efectos de pago y archivo, los documentos: ? ? ? ? ? ? ? ? Copia de orden de compra Factura ( s ) originales Solvencia emitida por Servicios Generales. Entrada a Bodega en original

12. Todo formulario de entrada o salida debe estar prenumerado y el que se invalide o anule debe estar completo en original y sus copias, adjuntndolo al reporte de Contabilidad para su control. El formato prenumerado entrada a Bodega, debe ser el documento que ampara cualquier entrada a Bodega originada por: compras devolucin donaciones y otras causas 13. La codificacin de los artculos nuevos que ingresan a Bodega debe ser realizada por el Coordinador de Bodega en el sistema automatizado de Bodega, en el caso de los activos fijos nuevos, la codificacin deber realizarla el Departamento de Control de Bienes. 14. Se establecern existencias mnima y mxima de productos de consumo regular, materiales y suministros a fin de programar y efectuar oportunamente las adquisiciones.

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Almacenamiento 15. Las existencias fsicas deben almacenarse de manera ordenada y sistemtica a fin de facilitar su ubicacin, despacho y el recuento selectivo. 16. Los artculos como insecticidas, detergentes y productos qumicos deben ubicarse a regular distancia de los productos para consumo humano, para evitar contaminacin. 17. La papelera y otros productos que puedan ser daados por agua o humedad, deben ser colocados en los estantes o polines. 18. El Coordinador de Unidad de Bodega debe tomar las medidas preventivas contra incendios, robos u otros desastres que puedan afectar los artculos almacenados. Estas medidas deben ser aprobadas por su jefe inmediato. El Sistema Automatizado de Bodega debe: 19. Garantizar que la informacin tenga resguardo (back up) y que se aprovisione un historial mensual de los valores, movimientos y saldos de existencias al ltimo da de cada mes, grabados para control interno y fines de consulta. Este archivo histrico debe almacenar hasta un mnimo de tres aos de operaciones, por reas de consumo, compras y saldos. 20. Proveer la boleta de inventario para ser llenado con la informacin necesaria. La boleta de inventario debe ser el documento oficial para la toma de inventario, compuesto por tres partes desprendibles, conteniendo impresiones similares, la tercera parte se ubica donde se encuentra el artculo segn existencia,, la primera parte es utilizada para el primer conteo y la segunda es para el conteo reconteo. Los equipos de inventario completan la boleta a mano, y la reportan al Coordinador General del inventario. Despacho 21. Para todo trmite de pedido debe utilizarse El documento